Método Auditoría Administrativa

Metodología para realizar una Auditoría Administrativa.

La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la

forma en que la administración está cumpliendo sus

objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de

planeación, organización, dirección y control y

logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los

objetivos trazados por la organización.

La metodología de la auditoría administrativa tiene el

propósito de servir como marco de actuación para que

las acciones en sus diferentes fases de ejecución se

conduzcan en forma programada y sistemática, se

unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que

se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis

administrativo para garantizar el manejo oportuno y

objetivo de los resultados.

También cumple la función de facilitar al auditor la

identificación y ordenamiento de la información

correspondiente al registro de hechos, hallazgos,

evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y

observaciones para su posterior examen, informe y

seguimiento.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha

dividido en etapas, en cada una de las cuales se

brindan los criterios y lineamientos que deben

observarse para que las iniciativas guarden

correspondencia con los planes.

De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí,

las etapas que integran la metodología son:

 Planeación.

 Instrumentación.

 Examen.

 Informe.

 Seguimiento.

Planeación.

Se refiere a los lineamientos de carácter general que

regulan la aplicación de la auditoría administrativa para

garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

¿Qué cubre la planeación?

1. Objetivo.

2. Factores a revisar.

3. Fuentes de información.

4. Investigación preliminar.

5. Preparación del proyecto de auditoría.

6. Diagnóstico preliminar.

Objetivo.

En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se

establecen las acciones que se deben desarrollar para

instrumentar la auditoría en forma secuencial y

ordenada tomando en cuenta las condiciones para

lograrlo en tiempo y forma.

Factores a revisar.

Como primera medida es necesario determinar los

factores que se consideran fundamentales para el

estudio de la organización en función de dos vertientes:

a) El proceso administrativo

b) Los elementos específicos que forman parte de su

funcionamiento.

El proceso administrativo: se incorporan las etapas de

su proceso y se definen los componentes que lo

fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis

lógico de la organización.

Fuentes de Información.

Las fuentes de información representan las instancias

internas y externas a las que se puede recurrir para

captar la información que se registra en los papeles de

trabajo del auditor.

• Estas pueden ser Internas o Externas

Fuentes de información Internas

• Órganos de gobierno

• Órganos de control interno

• Socios

• Niveles de la organización

• Unidades estratégicas de negocio

• Sistemas de información

Fuentes de información externas.

• Competidores actuales y potenciales

• Proveedores actuales y potenciales

• Clientes/usuarios actuales y potenciales

• Grupos de interés

• Organismos nacionales e internacionales que dicten

lineamientos o normas regulatorias y de calidad.

• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o

en otro.

Investigación Preliminar.

El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento”

o investigación preliminar para determinar la situación

de la organización.

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura

técnica y legal y toda clase de documentos

relacionados y de interés.

Este procedimiento puede provocar una reformulación

de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de

ejecución.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es

conveniente tomar en cuenta lo siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.

• Identificar los factores que requieren atención.

• Definir estrategias de acción.

• Jerarquizar prioridades en función del fin que se

persigue

• Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de

los factores.

• Especificar el perfil del auditor.

• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir

con el objetivo definido.

Preparación del Proyecto

Con base en la información preliminar se debe proceder

a preparar la información necesaria para instrumentar

la auditoría, la cual incluye dos apartados:

 Propuesta Técnica

 Programa de Trabajo

Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende

realizar.

Alcance: Áreas de aplicación.

Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y

estudios de mejoramientos previos.

Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la

aplicación de la auditoría administrativa.

Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de

acción y asignación d recursos.

Justificación: Demostración de la necesidad de

instrumentarla.

Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su

ejecución.

Recursos: Requerimientos humanos, materiales y

tecnológicos.

Costo: Estimación global y específica de recursos

financieros necesarios.

Resultados: Beneficios que se espera lograr.

Información complementaria: Material e

investigaciones que pueden servir como elementos de

apoyo.

Programa de trabajo.

Identificación: Nombre de la auditoría.

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.

Area(s) Universo bajo estudio.

Clave: Número progresivo de las actividades

estimadas.

Actividades: Pasos específicos para captar y examinar

la información.

Fases: Definición del orden secuencial para realizar las

actividades.

Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término

de cada fase.

Representación gráfica:

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