METODOS DE DESARROLLO EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

METODOS DE DESARROLLO EN LA AUDITORIA ADMINSTRATIVA

MÉTODO DE WILLIAM P. LEONARD

Esquema General.

Puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

Este autor propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la eficiencia. La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa. En éste método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo. Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son:

Concepto

Es el examen complejo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos.

Importancia

El objeto primordial de la estructura administrativa es sacar a ala luz deficiencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios.

Objetivos.

Alcances y Limitaciones

Puede abarcar desde una función hasta una totalidad de la empresa, desde especialización, hasta expansión, contratación o integración. Puede incluir los factores de la producción, los elementos que requieren una constante vigilancia, análisis y evaluación son:

• Planes y objetivos.

• Estructuras orgánicas.

• Políticas y prácticas.

• Sistemas y procedimientos.

• Métodos de Control.

• Formas de Operación.

• Recursos materiales y humanos.

Sistemas y procedimientos.

Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organización ó comunicación para lograr mejores resultados. Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc. La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados. Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la empresa.

Recolección de datos.

La obtención de información se refiere a la realización de entrevistas. Significa juntar varios tipos de formas, documentos, procedimientos, cartas, expedientes, diagramas, códigos, y secuelas relacionados con el sujeto investigado.

Análisis

• Interpretación y análisis. De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son:

• Estudiar los elementos y obtener la historia de la vida del paciente y de su medioambiente (Diagnosticar detalladamente la enfermedad)

• Determinar propósitos e interdependencias, explicando la causalidad y sus consecuencias.

• Encontrar deficiencias actuales y potenciales.

• Realizar un balance analítico de la importancia y valor de cada elemento y unidad considerados en relación al todo.

• Llevar a cabo una prueba de eficiencia en cada uno de los factores considerando su importancia

• Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias

• Encontrar soluciones a los problemas definidos

• Comparar las alternativas que se ofrecen a la solución del problema Simplificar métodos mediante los siguientes pasos:

• Eliminar trabajo innecesario

• Mejorar sistemas

• Reducir gastos

• Determinar decisiones apropiadas

• Seleccionar los mejores métodos para un trabajo adecuado

Informe.

Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes. En el cual el informe puede seguir el siguiente formato.

I. Propósito y alcance

II. Aspectos fundamentales

III. Problemas

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