ORGANIZACIÓN Y METODOS II

ORGANIZACIÓN Y METODOS II

Prof. Lic. Rodney Cano Villalba

Integrantes:

 Bernal, Edgardo

 Encina, Liz Adriana

 Florentín, Myriam Yolanda

 Florentín, Sandra Susana

 González, Andrea Raquel

 González, Antonella

 Riquelme, Rita Raquel

MANUALES ADMINISTRATIVOS

LUQUE – PARAGUAY

2014

INTRODUCCION

Los administradores dan cada vez más importancia al manejo de información en su búsqueda constante de la combinación correcta, de estrategias, motivación, tecnología y diseño de la organización, que permitan una ventaja competitiva.

Las empresas deben formalizar la información en función de su estructura y su operación para testimoniar, internamente entre sus miembros, como se encuentran organizados, como es su funcionamiento, cuál es su razón de ser, y hacia donde se encamina.

Toda ésta información debe ser transmitida al personal, para que su participación sea acorde con los propósitos perseguidos y apegados a los lineamientos establecidos. Por lo tanto la administración utiliza los instrumentos conocidos como MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los Manuales Administrativos tienen su origen en la segunda guerra mundial, en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario prepararlos mediante manuales.

CONCEPTO. TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de la organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

En las organizaciones en que se no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.

Un resumen de dichos objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la Organización (individual, grupal o sectorial)

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones

• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones, pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación

• Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio

• Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal

• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles

• Fortalecer la cadena de valor de la Organización

• Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal

• Servir como una fuente de información para conocer la Organización

• Funcionar como medio de coordinación y relación con otras Organizaciones

Los manuales administrativos pueden ser elaborados para toda la organización, un área, una dirección, un departamento, o una unidad, según los diferentes requerimientos de estas unidades organizacionales. Los manuales, de esta forma, se pueden clasificar en diferentes tipos, según la información que sea requerida, el propósito y la necesidad que presente la organización. Dentro de la variedad existente de los manuales administrativos podemos encontrar los siguientes tipos:

• POR SU CONTENIDO:

- Manual de Organización: exponer de forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones.

- Manual de Políticas: describe de forma detallada los lineamientos seguidos en las tomas de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una Organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

- Manual de Procedimientos: es una guía de trabajo para los funcionarios de como hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.

- Manual de Puestos: agrupa información sobre todas las clases, naturaleza, objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la Organización, con sus respectivos perfiles de productos (bienes y/o servicios) resultantes de cada puesto.

- Manual Técnico: presenta información sobre la operación y estructura de un determinado equipo y sobre su mantenimiento. Por lo general contiene mucha información gráfica, con breves indicaciones teóricas.

- Manual de contenido múltiple: cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este tipo de manual es el de “Políticas y Procedimientos”, el de “Historia y Organización”, consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.

• POR SU FUNCION ESPECIFICA:

Los manuales que se encuentran dentro de esta clasificación se refieren a una función operacional específica a tratar, dentro de ellos tenemos los siguientes:

- Manual de compras: consiste en definir el alcance de las compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades, entre otros.

- Manual de Finanzas: consiste en definir por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Contiene instrucciones específicas a quienes, en la organización, están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

- Manual de Reclutamiento y Selección: contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en la organización.

- Manual de una Unidad Administrativa: agrupa lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad de una unidad administrativa, entiéndase Auditoría

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