PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTOS

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Introducción.

Los presupuestos constituyen una de las herramientas básicas para el planeamiento y control de las operaciones en orden a un objetivo preestablecido. Debe ser entendido como un criterio rector para la acción: ordenador y descriptivo.

En el presupuesto se encuentra implícita la necesidad de establecer o definir prioridades, que no significan o representan los únicos excluyentes objetivos para cada período o etapa de la empresa en particular.

NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.

Naturaleza.

Contabilidad financiera: sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etc., a fin de facilitar sus decisiones.

La contabilidad administrativa es una rama de la contabilidad cuyo objeto consiste en generar información que facilite a la administración de una empresa llevar a cabo en forma eficiente el proceso administrativo y la toma de decisiones.

Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.

La contabilidad financiera y la contabilidad administrativa emanan de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios.

1. La contabilidad administrativa está organizada para producir información para usos internos de la administración.

2. La contabilidad administrativa está orientada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera que genera información del pasado o hechos históricos de la organización. La contabilidad administrativa ve hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación.

3. La contabilidad administrativa no está regulada por los principios de la contabilidad, situación que sí ocurre con la contabilidad financiera.

4. La contabilidad financiera como sistema es necesario, mientras que la contabilidad administrativa es un sistema de información opcional.

5. La contabilidad administrativa no está dirigida a determinar la utilidad con mucha precisión, como la contabilidad financiera.

6. La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas de la empresa como células o centros de información para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen, más que de toda la empresa vista globalmente, tarea que tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los hechos ocurridos en la empresa.

7. La contabilidad administrativa, como sistema de información administrativo, recurre a otras disciplinas como la Estadística, la Economía, la Investigación de Operaciones, las Finanzas, etc.

Similitudes entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera.

Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información: las dos parten del mismo banco de datos.

Ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos que son puestos en manos de los administradores; la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos.

Papel de la contabilidad administrativa en la planeación.

La planeación se hace necesaria por diferentes motivos:

1. Para prevenir los cambios del medio ambiente.

2. Para integrar los objetivos y las decisiones de la organización.

3. Como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes elementos que integran la empresa.

Al realizar una adecuada planeación de las organizaciones, se logrará mayor efectividad y eficiencia en las operaciones y mejor administración.

Podemos planear o diseñar acciones a corto y a largo plazo. Si pensamos en función de la dimensión temporal, la anterior clasificación puede concebirse también como planeación táctica o de operación, y la planeación estratégica.

La planeación que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es básicamente la de operación, que consiste en el diseño de acciones cuya misión es alcanzar los objetivos que se desean en un período determinado, básicamente en lo referente a la operación de la empresa, usando diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modelo costo – volumen – utilidad, etc.

Respecto al presupuesto, es importante definirlo como la herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administración, cuyo fin es colocar a la organización en un determinado nivel durante cierto período.

Ambos tipos de planeación recurren a otra importante herramienta conocida como el modelo costo – volumen – utilidad, que permite utilizar el método de simulación sobre las variables costos, precios y volumen, lo cual facilita la elección de un correcto curso de acción.

Los presupuestos y el modelo costo – volumen – utilidad, son las que apoyan desde el punto de vista de información a la planeación.

Papel de la contabilidad administrativa en el control administrativo.

Control administrativo: proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización.

La presencia de la contabilidad administrativa se hace necesaria para un mejor control. Una vez que la operación ha sido concluida, se miden los resultados y se comparan con un estándar fijado previamente con base en los objetivos planeados. El estándar surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: los costos estándar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc.

El control administrativo se efectúa a través de los informes que genera cada una de las áreas o centros de responsabilidad: esto permite detectar síntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administración por excepción por parte de la alta gerencia.

Papel de la contabilidad administrativa en la toma de decisiones.

Para tomar una buena decisión se requiere utilizar el método científico:

1.- Análisis.

a. Reconocer que existe un problema.

b. Definir el problema y especificar los datos adicionales necesarios.

c. Obtener y analizar los datos.

2.- Decisión.

a. Proponer diferentes opciones.

b. Seleccionar la mejor.

3.- Instrumentación.

a. Poner en práctica la opción seleccionada.

b. Realizar la vigilancia necesaria para el control.

Es en las etapas 1 y 2 donde la contabilidad administrativa ayuda para que la decisión sea la mejor, de acuerdo con la calidad de la información que se posea.

La calidad de las decisiones

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