PREPARACION DEL PROCESO PRESUPUESTARIO

PREPARACION DEL PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso presupuestario de una empresa o institución varía mucho dependiendo del tipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por etapas. Su importancia radica en que permite proyectar los recursos físicos y/o monetarios que necesitaremos como organización para alcanzar una serie de objetivos ò contribuir al cumplimiento de la misión de la empresa, para alcanzar la visión. Es decir, dicha previsión nos ofrece la oportunidad de evaluar si contamos o no con los recursos adecuados y en las cantidades necesarias.

Es importante recalcar que el proceso presupuestario es el conjunto de etapas que cumple cada presupuesto anual. Esto es así porque el proceso presupuestario través de los presupuestos tiende a reflejar de una forma cuantitativa los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la organización.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, algunos de ellos son los Objetivos perseguidos por la empresa, el Horizonte temporal que abarca el presupuesto, y la Valoración Económica. Es necesario destacar que un programa de presupuestación es más eficaz cuando se asignan adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

Para preparar el proceso presupuestario este consta de ciertas etapas tales como

1. Formulación. La dirección define de las directrices generales (objetivos) y las comunica a los responsables de las distintas áreas. Los responsables de las distintas áreas elaboran los planes, programas y presupuestos basándose en las directrices generales de la dirección
2. Negociación de los presupuestos entre los responsables de las áreas y sus respectivos superiores
3. Evaluación y Control. Coordinación de los presupuestos con los planes y programas haciendo las modificaciones necesarias para alcanzar un equilibrio entre las áreas
4. Aprobación de los presupuestos por la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables, supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar, debe estar en términos y condiciones de autorización, de acuerdo a plazos definidos en la constitución y la ley.
5. Ejecución. Es el conjunto de acciones destinadas a la utilización óptima del talento humano, y los recursos materiales y financieros asignados en el presupuesto con el propósito de obtener los bienes servicios y obras en la cantidad, calidad y oportunidad previstos en el mismo, aquí se contraen compromisos y obligaciones a la vez que es la base para una programación de la Ejecución de Gastos.
6. Seguimiento y Control del presupuesto, ya que es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto; de la misma manera nos ayuda a la medición de los resultados físicos y financieros obtenidos y los efectos producidos.

En conclusión el proceso presupuestario es un proceso continuo que se entrelaza con un nuevo proceso presupuestario cada año; así cuando se está ejecutando el presupuesto del año actual se está formulando el presupuesto del año siguiente, de aquí se desprende la importancia de la elaboración del proceso presupuestario, puesto que no solo está en juego el presente de la organización, sino también el futuro de esta.

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