PROCESO LICITACION Y VENTAS

PROCEDIMIENTO DE LICITACIONES Y VENTAS

BUSQUEDA DE CONTACTOS:

Gestión Gerencial: El Director de Mercadeo y Servicios contacta clientes potenciales y ofrece los servicios de la Empresa.

En esta actividad la Organización se apoya con el Portafolio de Servicios e identifica posibles contratos con el cliente.

Procesos Licitatorios: El Asistente Técnico diariamente ingresa al Portal de Contratación de ECOPETROL, buscando procesos que estén acordes a los servicios que ofrecen, BRIDGES COMPANY S.A.S.

Una vez el Asistente Técnico, identifica posibles licitaciones, debe realizar un pre-estudio de los requisitos del cliente y la viabilidad para la Organización:

*Cumplimiento experiencia requerida

*Cumplimiento documentación legal y reglamentaria

*Sistemas de Gestión

*Disponibilidad del servicio (cronología del proceso)

Invitaciones a Cotizar: El Asistente Técnico revisa diariamente el correo electrónico de la empresa, con el objeto de identificar las invitaciones a cotizar que remite algún cliente.

VIABILIDAD DEL PROCESO:

Una vez se identifiquen los posibles contratos, ya sea por licitación o invitación a cotizar, el Director de Mercadeo y Servicios, evalúa los términos de referencia o contratación y determina la capacidad de cumplimiento de la empresa y da inicio a la presentación de la propuesta.

En caso de solicitud directa de un cliente para un servicio específico, el asistente técnico evaluara la viabilidad de cotizar con la asistencia del Director de mercadeo y servicio para luego ser enviada al cliente solicitante.

PROPUESTA:

El Director de Mercadeo y Servicios, con el Asistente Técnico comienzan la consolidación de la propuesta, según los requisitos del cliente: Una vez se encuentra determinada se presenta a Gerencia para su revisión y firma.

El Asistente Técnico, dejará copia magnética de la propuesta y hará seguimiento de la adjudicación o solicitud de aclaraciones por parte del cliente, diligenciando el formato “Seguimiento a Propuestas”.

ADJUDICACIÓN SERVICIO:

• Contratos:

El Director de Mercadeo y Servicios revisa y visa el Contrato, verificando que lo propuesto sea lo contratado; y lo presenta a Gerencia para su firma y legalización ante el Cliente.

• Orden de Servicio:

Las Órdenes de Servicio son emitidas por el Cliente y son validas para el inicio de la prestación de un servicio, por el asistente técnico.

ANÁLISIS DEL PROCESO:

Cuando no adjudiquen un contrato, se debe realizar el análisis y tomar acciones de tipo correctivo, siempre y cuando el motivo de rechazo de la propuesta no sea económico.

El Director de Mercadeo y Servicios, realizará un análisis del proceso, en el cual identificará “no conformidades potenciales”, es decir si se presentaron incidentes

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