PROPUESTA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO POR CADA COMPONENTE

Contenido

SISTEMA DE CONTROL INTERNO        3

1.        PROPUESTA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO POR CADA COMPONENTE        3

2.        FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL,        12

3.        PROPUESTA DE LOS CONTROLES CLAVES A IMPLEMENTAR  EN CADA ÁREA Y EN EL SISTEMA CONTABLE EN GENERAL.        25

4.        ANALISIS DE LOS MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS        26

5.    PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS        28

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

A continuación detalla el sistema de control interno propuesto a la Universidad Católica Sedes Sapientiae

1. PROPUESTA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO POR CADA COMPONENTE

A continuación se muestran los diagramas de flujos propuestos.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE BIENES

[pic 1]

ANALISIS

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE BIENES

PROCESO 1: REQUERIMIENTO

a) Responsable, el responsable de realizar el requerimiento para la compra de un bien es el jefe o encargado nombrado de cada área.

b) Proceso claramente definido, el proceso es de conocimiento de todos los jefes y encargados, además del personal que está a cargo de hacer llegar la documentación al área de logística. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

c) Documentación, la documentación que sustenta dicho proceso es la hoja de requerimiento según formato establecido por el área de logística.

d) Elementos de control, dicho proceso tiene como un elemento de control la firma de autorización del administrador de la universidad y del jefe de área.

e) Asiento contable, dicho proceso no genera un asiento contable.

PROCESO 2: RECEPCION DEL REQUERIMIENTO

a) Responsable, el asistente de logística designado por el jefe de logística es el encargado de la recepción de los requerimientos de las diferentes áreas.

b) Proceso claramente definido, el proceso es de conocimiento de todos los jefes y encargados, jefe de logística, asistentes de logística y además del personal que está a cargo de hacer llegar la documentación al área de logística. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

c) Documentación, la documentación que sustenta dicho proceso es la hoja de requerimiento para el área de logística y una copia para el área solicitante, las cuales deben estar selladas y firmadas indicando la fecha de recepción.

d) Elementos de control, dicho proceso tiene como un elemento de control la firma y sello por la recepción.

e) Asiento contable, dicho proceso no genera un asiento contable.

PROCESO 3: COTIZACION

a) Responsable, el asistente de logística designado por el jefe de logística es el encargado de solicitar cotizaciones a los proveedores según el requerimiento de las diferentes áreas.

b) Proceso claramente definido, el proceso es de conocimiento del jefe de logística, asistentes de logística personal de finanzas y contabilidad. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

c) Documentación, la documentación que sustenta dicho proceso es la cotización del proveedor.

d) Elementos de control, no se detectó ningún elemento de control en este proceso.

e) Asiento contable, dicho proceso no genera un asiento contable.

PROCESO 4: ORDEN DE COMPRA

a) Responsable, el asistente de logística designado por el jefe de logística es el encargado de elaborar la orden de compra al proveedor.

b) Proceso claramente definido, el proceso es de conocimiento del jefe de logística, asistentes de logística personal de finanzas y contabilidad. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

c) Documentación, la documentación que sustenta dicho proceso es la orden de compra.

d) Elementos de control, la orden de compra debe tener la firma del jefe de logística, administrador y vice rector administrativo.

e) Asiento contable, dicho proceso no genera un asiento contable.

PROCESO 5: RECEPCION DE LA COMPRA

a) Responsable, el asistente de logística designado por el jefe de logística es el encargado de la recepción de la compra al proveedor.

b) Proceso claramente definido, el proceso es de conocimiento del jefe de logística, asistentes de logística personal de finanzas y contabilidad. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

c) Documentación, la documentación que sustenta dicho proceso es la guía de remisión.

d) Elementos de control, verificación física del bien adquirido.

e) Asiento contable, dicho proceso no genera un asiento contable.

PROCESO 6: REGISTRO CONTABLE DE LA COMPRA

a) Responsable, el asistente de contabilidad designado por el jefe de contabilidad es el responsable de registrar la compra del bien.

b) Proceso claramente definido, un asistente de contabilidad se encarga de contabilizar manualmente la compra y otro asistente realiza el ingreso al software de contabilidad. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

c) Documentación, la documentación que sustenta dicho proceso es la factura de compra del bien.

d) Elementos de control, doble revisión del documento por parte del asistente que contabiliza manualmente y por parte del asistente que realiza el ingreso al software contable.

e) Asiento contable, dicho proceso genera un asiento contable de compras.

PROCESO 7: GIRO DE CHEQUE AL PROVEEDOR

a) Responsable, jefe de finanzas se encarga de girar el cheque.

b) Proceso claramente definido, dicho proceso es de conocimiento del área de finanzas y contabilidad. Pero no está establecido en un manual de procedimientos.

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