Plan De Compras

2.1 PLANEACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y al precio adecuado.

Al hablar de planeación dentro de este departamento, debemos entender forzosamente que se tienen que fijar metas que encaminen y dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.

Primero se tiene que hacer un pronóstico de ventas que es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado.

Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes factores:

• Tipo de fruto.

• Estadística de ventas de años anteriores.

• Tipo de mercado al cual se dirige el producto.

• Competencia directa o indirecta.

• Calidad del artículo.

• Precio.

• Inflación.

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Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o artículos a comprar, así como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de compras, que son:

• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

• Desarrollar y administrar las compras.

• Establecer proveedores bien evaluados.

• Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

También se deben fijar los objetivos específicos, que son:

• Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

• Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

• Localizar nuevos materiales y productos.

• Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

• Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

• Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

• Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

• Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

• Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

• Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

• Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

• Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

• Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.

• Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

• Puntualizar normas de conducta moral.

• Obtener utilidades para la empresa.

Después, se debe de llevar el control de un Programa que es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la empresa.

En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final.

Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo, representando el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo medio y el 5% restante a los de costo más bajo (a esta clasificación se le llama “ABC”).

Y por último se deben fijar los presupuestos.

2.1.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES POR ÁREA DE LA EMPRESA

Toda empresa cuenta con un departamento de compras, en el que recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materias primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensables para la producción de bienes y/o servicios. Estos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que la requieran.

Cualquier área de la empresa que requiera mercancía puede consultar disponibilidad en Almacén de la mercancía que requiera. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes.

El área compras elabora una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercancía.

Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercancías, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los bienes, se podría llegar a parar la producción.

El stock tiene como propósito conocer las existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad para su venta. Siempre ha sido motivo de preocupación la cantidad mínima en las que se debe determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de productos.

Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento óptimo para realizar los pedidos. De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de éstos, fijando un punto de repedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia.

2.1.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Se puede definir como el instrumento administrativo

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