SECCIÓN | PROPÓSITO |
Descripción | El proceso de Planificación del Trabajo es un proceso utilizado para determinar eficientemente y consolidar todos los detalles necesarios para ejecutar la actividad de mantenimiento en forma segura y eficiente. El trabajo identificado a realizar en la etapa anterior, es una de las entradas al trabajo de planificación.
A estas entradas se suman las órdenes de trabajo emitidas en forma automática desde el plan mantenimiento Preventivo/Predictivo.
La tercer entrada a este proceso es la modificación de las estrategias sobre el equipo, derivada de las recomendaciones de Ingeniería – Desarrollo de estrategias y Mejora Continua.
La función de Planificación es una función de tiempo completo independiente de la función de ejecución de mantenimiento. La función de planificación establece y documenta los siguientes criterios para un trabajo planificado: - Procedimientos de aislación y bloqueo (Eléctrico, Mecánico, Hidráulico y cualquier energía potencial)
- Requerimientos de Trabajo (horas de trabajo para cada especialidad)
- Requerimientos de recursos ej.: equipos de soporte, herramientas especiales
- Cualquier especificación que corresponda o datos técnicos, ej.: planos, esquemas, etc.
- Estimación de demora estándar y tiempos de viaje por operación/faena
- Requerimientos de materiales y disponibilidad (repuestos y consumibles)
- Costos estimados totales
- Requerimientos de documentación, si es aplicable
- Responsabilidades para cada rol y requerimientos de autorización, si es aplicable
La información de un trabajo rutinario está identificada y almacenada en JDE utilizando una Orden de Trabajo Modelo y un Kit de Servicio que está vinculada al equipo. Cada equipo puede tener distintos órdenes modelos asociados; por ejemplo, 1) pautas de mantención 2) cambiar de componentes, e 3) Inspecciones. Cada uno de estos procedimientos será desarrollado por la línea operativa y revisados anualmente, e incluirá todas los repuestos necesarios, equipos de apoyo, horas hombres y otros recursos para ejecutar la actividad.
En cualquier momento que el mismo trabajo surge en el futuro, el planificador puede seleccionar la orden de trabajo y partir desde ella para mejorar la ejecución del trabajo en ese momento. A medida que la utilización de esta forma de trabajo madura, puede ser una fuente de información para crear presupuestos y dar inicio a proyectos de mejora.
También es muy importante señalar qué es lo que no incluye el proceso de Planificación. Notar que las actividades de programación (ej.: fijar la fecha definitiva de comienzo, conseguir los repuestos y emisión de los trabajos) no son parte del proceso de planificación. En esta etapa se define una fecha tentativa de ejecución.
Un trabajo planificado, consta de estos de estos bloques:
- ¿Qué documentación necesitamos?
- Seguridad
- Requerimientos regulatorios - normativas
- Permisos de trabajo
- Información técnica
- Planos
- Fotos
- Procedimientos
- ¿Sobre qué vamos a trabajar?
- Jerarquía de equipos – Estructura de Equipos
- Área como “padre” de cada equipo (Ubicación Funcional)
- Equipo
- Sub-equipo (mismo elemento equipo)
- Componentes (mismo elemento equipo)
- Ítem recuperable - mantenible
- Criticidad del equipo (Perspectiva combinada de mantenimiento y operaciones) ver capítulo Confiabilidad
- Tareas definidas por Operación
- PM´s de calidad
- Trabajos de mantenimiento basados en la condición
- Trabajos estándar – Lista de tareas - Instructivos
- ¿Cuáles son los requerimientos de mano de obra?
- Técnicos propios
- Técnicos especialistas
- Externos
- ¿Qué materiales necesitamos?
- Requerimientos de materiales internos (bodega – stock)
- Requerimientos de materiales externos (Solicitud Requisición - CR)
- Lista de partes – BOM
Un trabajo está planificado y puede pasar a estado de Orden de Trabajo 40 cuando: - Equipo: Nº Unidad / Nº Principal “correctos”
- Órdenes de Trabajo: Tipo documento W2 Tipo 6-9; W1 Tipo 0; W3 Tipo R-C-3
- Descripción de la OT – sintetiza la tarea para una rápida identificación
- Más detalles de las tareas a realizar en la pestaña “Anexo”
- Mano de Obra: Horas estimadas / configuración del equipo (de trabajo) para cada especialidad
- Inspecciones en el área
- Información adicional de la Planta/Equipo
- Requerimientos de Operaciones – pre / post trabajo
- Requerimientos de Mantenimiento – pre / post trabajos
- Requerimientos de Seguridad
- Recursos – internos / externos
- Herramientas, grúas, elevadores
- Materiales, - considerar el tiempo de aprovisionamiento
- Planos, fotos, datos técnicos
- Aprobación de diseños
- Permisos
- Información de seguimiento requerida
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Intención | - Planificar todos los trabajos antes de la programación, con todos los detalles necesarios para que la ejecución del mantenimiento sea hecha en forma segura y eficiente
- Establecer Órdenes de Trabajo Modelo para todas las actividades dentro del plan de mantenimiento anual. Estas actividades incluirán ítems como “trabajar a la falla” aunque previendo las actividades y recursos para la reparación sin pérdida de tiempo. Planificar para futuras reparaciones anticipadamente, minimiza el impacto en el negocio más tarde.
- Crear las Órdenes de Trabajo Modelo y Kit de Servicios para todas las actividades incluidas en el plan de mantenimiento anual.
- Crear Órdenes de Trabajo Modelo para todo el trabajo planificado. El esfuerzo para crear un plan de trabajo debiera hacerse la primera vez. La planificación detallada a partir de una Orden de Trabajo ya creada es entonces más simple y eficiente.
- Lanzar el pedido de materiales y servicios a través de las Órdenes de Trabajo, de modo que la información de costos pueda ser capturada precisamente para cada equipo.
- Es esencial mantener una lista de los trabajos planificados, listos para ser programados, como para tener una comprensión de la carga de trabajo y tomar decisiones como dar aviso de la necesidad de contratación de recursos externos o interactuar con programación para distribuir de otro modo la carga de trabajo.
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Roles de Mantenimiento Estándar para este paso | - Los planificadores aseguran que las tablas maestras que dan soporte al proceso de planificación son precisos y que utilizan los códigos correspondientes de las órdenes de trabajo
- Los planificadores aseguran que se cumplen los criterios para un trabajo planificado.
- Planificadores solicitan a Supply la creación de los códigos de lo KIT en JDE.
- Planificadores conforman KIT.
- Los planificadores crean los modelos de órdenes de trabajo en el JDE.
- Los planificadores crean los programas de Mantenimiento Preventivo/Predictivo.
- Los jefes de planificación o superintendentes aprueban los costos de las órdenes, dependiendo de los niveles de autoridad. Las variaciones que se exceden al presupuesto deben ser comunicadas al área de costos/ finanzas para hacer un seguimiento.
- Los supervisores de Mantenimiento ejecutan el trabajo de mantenimiento de cada plan emitido.
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Reuniones y comunicaciones esenciales | - Participación en las reuniones de revisión de tareas pendientes (backlog) (Abastecimiento, Operaciones y Mantenimiento)
- Los cambios en el alcance respecto a los trabajos planificados necesitan ser comunicados al Planificador por parte del Jefe de Mantenimiento o Jefe de Turno.
- Las comunicaciones entre Planificación y la Cadena de Abastecimiento son partes cruciales del proceso de Planificación. El personal de Abastecimiento da soporte a parte del proceso de Planificación.
- El personal de Abastecimiento provee detalles precisos del tiempo de reaprovisionamiento (lead time) y precios, y a cambio los Planificadores proveen suficiente detalle de los requerimientos para que las actividades de Abastecimiento puedan ser lanzadas y que progresen sin mayor necesidad de intervenir agilizando el proceso como compra de emergencia.
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Consideraciones para los sistema de organización
| - Es posible comunicar las necesidades para la aprobación de costos a través de un proceso formal dentro del JDE. Definiendo límites de costo para las órdenes de trabajo planificadas, puede establecerse un proceso en escala para el nivel de autorización correspondiente.
- Este proceso alerta a los diferentes niveles de autoridad dentro de la organización sobre trabajos específicos y su impacto en el presupuesto de mantenimiento.
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Prácticas modelo
| - PM´s básicos generados para el 100% de los equipos desde la primera fase de operación. Alto porcentaje de los equipos críticos con sus PM´s de fabricante mejorados a través de las herramientas de análisis de confiabilidad.
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Riesgos / Manejo del Cambio | - Para ser verdaderamente efectivos, el proceso de planificación necesita contar con los recursos suficientes. Por lo tanto se recomienda cada grupo de mantenedores requiere un planificador, la proporción de Planificadores a Mantenedores es 1:20-25 por mantenedor.
- Catálogos incompletos: especialmente en un comienzo de operación, debe hacerse un gran esfuerzo en catalogar toda la estructura de equipos, llegando a los repuestos, de modo de no hacer demorar la planificación/programación y llegar a la rotura del equipo con daños secundarios.
- Falta de repuestos: en la etapa de planificación se levanta la primera bandera hacia abastecimiento/compras. Si bien es identificada la necesidad de repuestos debe existir un proceso interno para comparar el estado de inventario vs. las necesidades que ya está identificando planificación.
- Para apalancar el valor de las Órdenes de Trabajo Modelo, Sierra Gorda debiera intentar crear Órdenes de Trabajo Modelo para todos los trabajos que serán repetitivos, en cada operación y en cada área, y donde sea apropiado en una ubicación centralizada.
- Debe determinarse una nomenclatura simple para facilitar su búsqueda Ej.: Orden de Trabajo tipo “M” combinado con otros criterios de equipos y demás.
- Entendiendo cómo hacer las búsquedas de las Órdenes de Trabajo Modelo en el JDE y cómo están relacionadas al equipo, es una parte importante de la funcionalidad de búsqueda de Ordenes de Trabajo Modelo debiera incluirse en el curso de entrenamiento de Creación de Ordenes de Trabajo.
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Métricas clave e indicadores (KPIs) | Horas Estimadas vs. horas reales: [pic 3] Enfocarse en las discrepancias mayores (% Precisión del Presupuesto: [pic 4] Enfocarse en las discrepancias mayores Utilización de Ordenes de Trabajo Modelo: % de órdenes de trabajo creadas desde las Ordenes de Trabajo Modelo Ver en el “Anexo D” el detalle de la fórmula de cada KPI y su frecuencia de reporte |
Puntos de integración con otras funciones del negocio | - Cadena de Abastecimiento: Los Planificadores deben proveer suficiente detalle sobre los repuestos y materiales requeridos, incluyendo tiempos realistas, de tal modo que las actividades de la cadena de Abastecimiento puedan ser lanzadas y que progresen sin mayor intervención manual.
- Alternativamente, el personal de Abastecimiento debe comunicar tiempos de reaprovisionamiento, disponibilidad, precios, etc.
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Flujo de Proceso
| Ver al final de este documento el proceso de Planificación del Trabajo de Mantenimiento |
