¿Por qué es importante contar con un plan de comunicación interna en una organización con esta problemática?

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DESARROLLO

Imagine que usted trabaja en una empresa familiar que ha tenido un gran crecimiento en los últimos años. Usted fue contratado como encargado de remuneraciones, pues era lo que se hacía en la unidad de recursos humanos. Hoy, la empresa cuenta con 6 personas en el departamento de recursos humanos y usted ha tomado el cargo de jefatura. Desde que está encargado del área, ha realizado muchos cambios sobre los procesos de promoción y desarrollo de carrera en la organización y ha notado que las personas no están claras de cómo deben postular a cargos internos.

Responda las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué es importante contar con un plan de comunicación interna en una organización con esta problemática?

Elementos para mejorar la comunicación del equipo de trabajo:

• Entrega mensajes claros y por medio de los canales adecuados de comunicación (debe ser lo suficientemente claro, no deben quedar dudas que fomenten las interpretaciones erróneas que se traducirán en pérdidas de tiempo y resultados negativos).
• Los roles dentro del equipo de trabajo tienen que estar perfectamente definidos y claros por cada integrante, cada miembro debe conocer cuáles son su responsabilidades y tareas que deben cumplir, junto con conocer también las de sus compañeros, de esta forma existirá claridad y los roles dentro del equipo estarán definidos adecuadamente evitando la duplicidad de funciones.
• El líder junto a los miembros que forma el equipo debe desarrollar la importante función de saber escuchar, sobre todo cuando se entregan instrucciones o se deben exponer retroalimentaciones.
• Hay que considerar el tiempo necesario para entregar o responder un mensaje.
• Dar confianza para que exista un clima de libre expresión evitando así que las personas se sientan reprimidas.
• Un elemento estratégico que promueve la mejora es el aprender de los errores, es necesario que aprendamos de las equivocaciones para evitar repetir la misma situación, es aquí donde la comunicación por medio de actividades de feedback se transforma en un excelente aliado.

Finalmente, el líder de equipo debe estar siempre alerta antes posibles desviaciones que atenten contra la comunicación, ya que se pueden presentar serios problemas tales como; malos entendidos o interpretación errónea de los mensajes que terminara por afectar negativamente los resultados del equipo.

2. ¿Qué tipo de sistema de comunicación deberá elegir? ¿Ascendente o descendente? ¿Y cuál de ellos?

Se puede entender que hay dos tipos de comunicación interna, la comunicación ascendente y la descendente. La comunicación ascendente, es cuando la información que genera los empleados va dirigida hacia el equipo directivo, en cuanto la comunicación descendente, es la que se emite desde la dirección de la empresa hacia los trabajadores. Teniendo en cuenta esta pequeña definición claramente el tipo de comunicación que elegiría como encargado del área, sería la comunicación descendente, ya que está dirigida desde la jefatura hacia los trabajadores de la empresa, con el objeto de influir e informar. Este tipo de sistema es el más adecuado para realizar las comunicaciones de los pasos a seguir que deben cumplir los trabajadores, para poder postular a los cargos de promoción interna. Debido a que es una empresa pequeña para poder cumplir dicho objetivo, se puede comunicar atreves de boletines de comunicación colocándolos, por ejemplo, en el lugar de marcaje de asistencia, además de reuniones informativas.

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