PLAN DE COMUNICACION INTERNA

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DE LA GESTIÓN ESTRATEGICA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

1. INTRODUCCIÓN

La comunicación interna sirve a que la misión y la historia de la organización sean compartidas por todos. En las corrientes vinculadas al management esto se lo vincula con la "motivación personal". Ignorar los planes generales de trabajo suele conducir a la fragmentación y al desconocimiento del sentido de las propias acciones en una organización.

Antes de implementar un plan hay que conocer la organización, realizar un diagnóstico. En este caso como se trata solamente de la Comunicación Interna se pude:

-Realizar un relevamiento y análisis de las ofertas y demandas de comunicación

-Entrevistas a integrantes

-Análisis de documentos: por documentos definimos todo material normativo o de difusión que utiliza la organización en sus diversos formatos y soportes.

-Observación

-Diagramar un FODA (Analisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)

Una vez concluida esta etapa, se analizara el material procesado. De la interpretación de los datos se identificarán cuáles son los actores generadores y receptores de información, los flujos informativos, el volumen y tipo de información que reciben y generan, demandas potenciales.

2. ¿QUÉ ES UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA?

El Plan de Comunicación Interna es un instrumento que engloba el programa comunicativo de actuación (a corto, medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, etc.

Previo a la implementación de dicho plan, es necesario contar con:

- Decisión, compromiso y apoyo total del equipo directivo

- Política (lineamientos generales) de comunicación interna definida

- Responsable o área de comunicaciones internas reconocida por todos.

Continuamos hablando de la comunicación interna de las empresas y, una vez vistas sus ventajas, en este segundo post analizaremos las fases que hay que seguir para implantar de forma efectiva un plan de comunicación.

El primer punto, que es además una condición fundamental, es que la dirección de la empresa, los altos cargos, estén convencidos de la importancia y la necesidad de establecer este plan y apuesten decididamente por él, ya que su apoyo será decisivo para el éxito de toda la política comunicativa.

Una vez superado este paso, cosa que no siempre es fácil, hay que hacer un análisis de la situación actual de la empresa en el apartado comunicativo: cuáles son los flujos de comunicación, dónde se producen los problemas, qué necesidades tienen los empleados, etc. Este estudio será la base para la elaboración del plan, que evidentemente no debe responder a los gustos o sugerencias de la alta dirección.

Así llegamos al momento de diseñar el plan, que debe incluir aspectos como los objetivos, medios que vamos a utilizar, calendario de acciones permanentes y puntuales, o instrumentos para hacer un seguimiento durante y al final del plan. Todos estos aspectos dependerán de la información que se desee transmitir: no es lo mismo comunicar datos objetivos sobre la empresa que motivar a los trabajadores o que hablar de temas controvertidos.

Cuando ya tenemos el plan definido, hay que pensar en la estrategia de comunicación que vamos a desarrollar para transmitirlo y es fundamental implicar a la mayor cantidad de gente posible, sobre todo a los mandos intermedios, que deberán transmitir la información a sus subordinados y que serán clave en el éxito posterior. Uno de los mayores retos de todo plan de comunicación interna es conseguir la implicación de los empleados. En este sentido, fomentar la comunicación interpersonal o aprovechar las oportunidades que nos brindan las redes sociales pueden ser aspectos muy útiles y que suelen dar buenos resultados.

Por último, llega el momento de poner en marcha el plan, que debe ser controlado en todo momento para poder corregir las posibles desviaciones y tener una retroalimentación constante. Ningún plan de comunicación interna es fijo, definitivo, inamovible. Por el contrario, lo deseable es poder modificarlo o adaptarlo a las circunstancias que vayan surgiendo en la empresa.

3. DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

La estructura del plan de comunicación interna debe incluir:

• Objetivos, metas y resultados esperados.

Deben definirse los objetivos y metas concretas que se pretende conseguir a través del plan de comunicación interna así como los resultados que se quieren lograr con las medidas implementadas.

• Acciones previstas. Deben establecerse metodologías de actuación concretas encaminadas a:

o Controlar los flujos de comunicación formal/informal.

o Integrar la comunicación como un elemento de la estrategia de negocio.

o Apoyar el desarrollo de una cultura integradora que favorezca la comunicación y el intercambio de conocimiento.

o Potenciar la comunicación cara a cara a través del desarrollo del liderazgo (entendiendo como líderes todas las personas que desempeñen un papel como gestores de equipo en la organización) y en particular, de las competencias de la comunicación.

o Fomentar la comunicación multidireccional, aprovechando adecuadamente las oportunidades brindadas por la tecnología.

o Acortar los canales de comunicación (evitando demasiados eslabones), para agilizar la transmisión de los mensajes y beneficiar su integridad.

o Establecer canales de difusión (revistas, áreas de información, notas, etc.) y de escucha (estudios de clima/satisfacción/percepción/expectativas/etc. del personal) útiles.

• Responsables y roles asociados.

Debe existir un sistema de dirección que canalice y regule la información al mismo tiempo que todas las personas deben tener definidas sus responsabilidades sobre la comunicación vertical (tanto descendente como

ascendente) y horizontal, en función de su posición en la empresa.

• Recursos necesarios.

Para elegirlos adecuadamente se tiene en cuenta la finalidad que se trata de conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir cuestiones relativas al trabajo, informar, etc.) y el tipo de información que se desea comunicar (hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados,...).

Algunas herramientas de comunicación útiles pueden ser: cartas al personal, cuaderno de bienvenida, manuales de estilo, folletos, reuniones, línea abierta, buzón de comunicaciones, medios electrónicos (e-mail, intranet, listas de distribución y foros de discusión por Internet, página web), etc.

• Temporalización.

Con el

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