PLAN ANUAL DE COMUNICACIÓN INTERNA

PLAN ANUAL DE COMUNICACIÓN INTERNA

. El Plan de Comunicación Anual del Área de la Empresa es un instrumento para definir las necesidades de comunicación entre los miembros del Área y evaluar la eficacia de las vías actualmente utilizadas para, en su caso, optimizarlas e incorporar acciones de mejora.

Pretendemos estructurar formalmente los canales de comunicación evaluando el grado de comunicación existente en las Áreas y de esta forma trabajar correctamente para el logro de resultados.

Ventajas:

- Mejorar la gestión y la eficacia

- Mejorar las relaciones entre los distintos niveles

- Mejorar la comunicación, motivación y promover la participación de manera que transmitamos una imagen positiva hacia el exterior, mejorando la imagen externa de la empresa

Responsables:

Se constituye un grupo de trabajo formado por la Dirección del Área/Grupo de Mejora. Esto con el fin de darle el seguimiento durante el año para las mejoras de las áreas y verificar que se cumpla conforma a lo planeado al inicio del año.

Destinatarios:

Todas las personas que desarrollan su trabajo por Áreas. Posteriormente se procurarían extenderlo a los Centros/Unidades.

Diagnostico

Básicamente hay que distinguir tipos de comunicación

- Descendente: desde un nivel jerárquico superior a uno inferior.

- Ascendente: Desde un nivel jerárquico inferior a uno superior.

- Horizontal: Entre funcionarios o personal del mismo nivel o entre los componentes de un grupo de trabajo.

Habría que analizar los puntos débiles de la comunicación:

Si existe participación e implicación de la platilla en los objetivos a cumplir.

¿Es necesaria una comunicación ascendente para contar con la experiencia, comunicación y participación de la platilla?

Hay que considerar que existe un Buzón de Sugerencias que permite canalizar las opiniones del personal. Para que el diagnóstico se ajuste a la realidad habría que hacer una encuesta entre el personal.

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Elección de medios

Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta el fin del mensaje y el tipo de información que se debe comunicar.

a) Soporte escrito:

• Memorándums

• Informes

• Tablones de anuncios

• Buzón de sugerencias

b) Soporte electrónico:

• WEB de la US

• Correo electrónico / lista de distribución

• Wiki

• Buzón virtual de sugerencias

c) Soporte oral

• Reuniones

• Entrevistas

• Teléfono

Nivel de diffusion:

Hay q definir distintos niveles de difusión, según se vaya a difundir la información a todo el personal o tan solo una parte.

Temporalización:

Referida tanto al tiempo que se empelará en emitir una información como para actualizar una información ya comunicada con anterioridad (instantánea, diaria, semanal, anual permanente (sólo modificadas con actualizaciones).

Tipo de información que se va a difundir:

Información que afecta a la normatividad y a los procedimientos relacionados con las áreas de trabajo, así como información institucional externa o interna que afecte al personal y al Área.

CANAL CONTENIDO DE LA OBJETIVO EMISOR FORMAL INFORMAL ORAL ESCRITA ON-

INFORMACION LINE

Memorándum Dictado y solicitud de instrucciónes Comunicación entre Dirección X X

peticiones de informes, la Dirección, Jefes de Otros

NO se registran. Servicios/otros funcionarios

Teléfono Asuntos relacionados con Fluidez

el trabajodiario que no Efectividad Todos X X

requieren contestación escrita

o sean urgentes

Reuniones Convocatoria según Abordar problemas Dirección/Jefes de X X X

procedimieto Planificar procesos Servicios/personal

Debates, Sugerencias, Buscar soluciones/Decidir

Propuestas Revisión procedimientos

Entrevistas Asuntos relacionados O NO Recabar o intercambiar Según el contenido X X X

con el trabajo diario información

Tablón Anuncios Información de interés general Información al personal Según contenido X X

Buzón Sugerencias Sugerencias Denunciar y proponer Todos X X X

Correo Todo tipo de información que Aprovechar la rapidez y su Todos X X X

Electrónico no requiera registro reducido coste.

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