Presupuesto Base Cero

PRESUPUESTO BASE CERO

El presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en el gestión empresarial como en los programas presupuestarios públicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar. El procedimiento debe identificar todas las actividades en grupos de decisión que son evaluados y ordenados según su prioridad.

Se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es especialmente útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, las exigencias de actualización, de cambio y por el aumento continuo de costos en todos los niveles. Resulta muy costoso y con información extemporánea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones y obsolescencia.

Está orientado a la planeación y presupuestación de los costos indirectos, los cuales comprenden los de fabricación, los de tipo administrativo y los de distribución o gastos de venta.

El sentido de este presupuesto consiste en establecer un método de planeación para las actividades correspondientes a los gastos que han sido clasificados como indirectos.

En una organización existe un objetivo para toda ella, y objetivos particulares para diferentes grupos o subgrupos de la organización, objetivos que generalmente están supeditados al objetivo principal de la empresa. Es preciso que cada uno de estos subgrupos determine sus actividades en términos de objetivos. Cuando se convierten en metas cuantificables de alguna manera, es preciso cuantificar las metas, porque de otra manera no se sabe a donde se quiere llegar y, porque no se sabe que nivel se alcanzó después de haber desarrollado las actividades.

El primer enfoque del presupuesto base cero esta dirigido a definir unidades decisorias y asignar el presupuesto correspondiente. Este presupuesto exige la búsqueda de diferentes alternativas para realizar las mismas actividades, no basta haber decidido un objetivo, una meta y haber listado las actividades para realizarlas, si no que es necesario buscar y descubrir diversas proposiciones para alcanzar esa misma meta, de manera que se tenga un conjunto de presupuestos para un mismo objetivo, de los cuales tomar partido por aquel que resulte mas benéfico a los objetivos financieros de la organización.

El presupuesto base cero es un importante instrumento de la planeación a corto y largo plazos, en la medida en que los recursos solicitados por conducto de este presupuesto, tengan un destino hacia la adquisición de activos fijos o inversiones y un destino de erogaciones correspondientes al ejercicio. En las técnicas financieras se conoce lo que se denomina la evaluación de proyectos de inversión.

Este presupuesto no es mas que un conjunto de proyectos de inversión y operación para unidades cuyos objetivos no están definidos en términos de productos y en ello es donde radica la gran diferencia de planeación.

El presupuesto base puede ser considerado como un proceso decisorio, en todo proceso decisorio se presenta una necesidad, caracterizada por dar margen a ciertos estímulos, orientados a satisfacer esas necesidades, a la búsqueda de alternativas para llevar a cabo la solución al problema, a la medición de los resultados con alternativa elegida, que supuestamente dará resultados satisfactorios.

Concepto

El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización.

Proporciona información detallada sobre los recursos económicos que se necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de esfuerzo.

El proceso de elaboración del presupuesto base cero consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden de importancia, mediante un análisis de costo beneficio.

Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las políticas básicas de la organización.

Características

Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.

Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros de manera eficiente y eficaz.

El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y en detalle, comprobar porqué se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la asignación de recursos.

Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus actividades y alternativas a los niveles superiores.

Cada gerente debe preparar un “paquete de decisión” de cada actividad u operación, el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de resultados, consecuencias de la no adopción del paquete y beneficios obtenidos.

Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para instrumentar los programas, se selecciona la opción que permite obtener los resultados deseados.

Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas existentes, para cumplir con las actividades.

Este método se puede adaptar a cualquier organización, tanto para la industria como para el gobierno.

Objetivos del Presupuesto Base Cero

Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja prioridad que no afectan el resultado esperado de la organización. En caso de requerirse economías mayores, la reducción se extiende a las actividades de prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.

Identificar cada actividad y operación al cien por ciento, a fin de que cada gerente evalúe y analice la necesidad de cada función, así como los métodos alternativos para desempeñar esa función.

Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y comunicar su análisis y recomendaciones a la alta dirección, a fin de que las revisen y examinen al determinar las asignaciones del presupuesto.

Identificar los paquetes de decisión y clasificarlos de acuerdo a su importancia, detallando las actividades u operaciones (paquete de decisión) que se han de añadir o suprimir.

Funcionamiento del proceso

El presupuesto base cero se desarrolló a partir de las siguientes etapas:

Definición de objetivos a conseguir, entre los que suelen estar la reducción de gastos, optimizar la función costo rendimiento y asignar los recursos

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