Procedimiento de Desarrollo Organizacional

ELABORÓ:

Profesional Oficina Asesora de Planeación

Coordinador Grupo de Control Financiero de Cuentas

REVISÓ:

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Subdirector Financiero

APROBÓ:

Secretario General

FECHA:        30/08/2018

FECHA:          01/08/2018

FECHA:    08/08/2018

OBJETIVO

Hacer cierre periódico del estado de los saldos por concepto de cuentas por cobrar, mediante el corte mensual en la operación de registro de información que afecta las cuentas por cobrar, tales como provisiones, ventas, ajustes y todos aquellos que afecten las cuentas por cobrar, con el fin de conocer las obligaciones en favor o en perdida obtenidas al cierre.

ALCANCE

Inicia con la recepción y análisis de la información asociada a las cuentas por cobrar de las diferentes fuentes, continúa con el registro en las aplicaciones contables para el control de las cuentas por cobrar, validando la razonabilidad de los registros frente a los soportes con las áreas involucradas, termina con la conciliación al cierre del mes.                                                        

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica a los procesos relacionados con la Gestión Financiera y la Gestión Contable y Gestión de Control Interno.

DEFINICIONES

Conciliación: Proceso mediante el cual se verifican los movimientos que afectaron las cuentas por cobrar durante el mes, conforme a la competencia de los Grupos de Trabajo que intervienen en el proceso Cartera, para establecer diferencias o igualdad y conforme al caso definir las acciones a seguir e informar sobre su justificación.

Movimiento bancario: Cambios presentados en las cuentas bancarias durante periodos de tiempos establecidos por concepto de recaudo. 

Recaudo: transacciones de depósitos realizadas por terceros en las diferentes cuentas bancarias de la Entidad.

Ajuste: Movimiento débito o crédito que afecta las cuentas por cobrar, soportado en acciones atípicas de la operación, tales como: Depuración contable, registro de información duplicada, decisiones del comité de Sostenibilidad Contable entre otras.

COBRA: Aplicación para la administración financiera de las cuentas por cobrar.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ID

ACTIVIDAD / TAREA

¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE

CARGO

ÁREA PARTICIPANTE

REGISTRO

1

Realizar Facturación oportuna

Diariamente se verifica el estatus de facturación para no afectar días a crédito no necesario para los clientes y se le da seguimiento a lo ya facturado para proyecto de pago.

Administración General

Control Interno- Contable

Administración

TI Sistema de facturación

2

Recibir y Clasificar los pagos de cuentas por cobrar del Informe de Movimientos Diarios de Bancos frente a las fuentes identificadas

Administración identificara y aplicara los pagos correspondientes a cada cliente.

Administración General

Control tesorería, Control contable, Control finanzas

Administración

Tesoreria

TI Sistema de cobranza

3

Realizar Análisis de Ventas Mensuales

Identificar movimientos contables de cada cliente en cartera y verificar que lo no facturado se encuentre dentro de la  base de datos de provisión, que lo ya facturado se encuentre efectivamente en seguimiento a cobro.

Se realiza un análisis a detalle del comportamiento económico de cada cliente, de nuevas altas a cartera o de terminaciones de las mismas.

Administración General

Control Interno

Reporte Análisis de Ventas

4

Ingreso a sistema de provisiones de gastos e ingresos

La información se registrará en la base de datos de la compañía con un folio de  identificación para determinar si es ingreso o gasto a considerar.

Administración General

Contabilidad

Administración General

Contabilidad

Base electrónica de datos.