Procedimiento para la compra, recepción, verificación y manejo inicial de equipos, materiales, servicios y suministros para la división de CTS

1. Objetivo

Describir el procedimiento para la compra, recepción, verificación y manejo inicial de equipos, materiales,  servicios y suministros para la división de CTS, asimismo, se incluye el procedimiento para la calificación y aprobación de proveedores.

1. Alcance y Aplicabilidad

Este  procedimiento es aplicable a todos los materiales,  equipos,  servicios y suministros utilizados para la ejecución de los procedimientos de la división de CTS.

1. Responsabilidades y Funciones

1. El staff de CTS, en cada una de sus áreas son los responsables de comunicar las necesidades de materiales para el trabajo rutinario,  debiendo ser autorizados por el Gerente Técnico o por Gerente de CTS.

1. Se asegurará que la calidad de los bienes y servicios adquiridos sea la mejor para que los resultados sean confiables.  También se solicitarán los materiales  en las cantidades adecuadas y en el momento justo,  para que el almacenaje de los mismos sea seguro, y que no haya  riesgo de vencimiento del material, ni riesgo de escasez del mismo.

1. Compra de Bienes

1. Se entienden por Bienes, los equipos, materiales y  suministros que van a ser adquiridos por la división de CTS. El proceso inicia con la solicitud de cotización hecha por la División de CTS a los proveedores. Esta solicitud puede ser realizada a través de un e-mail, fax, o por teléfono.  Las especificaciones y requerimientos del producto deben ser claramente expresadas por la división de CTS, y se debe asegurar la comprensión de los mismos por parte del proveedor.  Las especificaciones de Calidad de los bienes a utilizar son establecidas por la división de CTS, basándose en los procedimientos operativos, estándares Internacionales y/o experiencias y recomendaciones del personal de la división de CTS.

1. Al recibir la(s) cotización(es) solicitada(s), el Laboratorio debe seleccionar la mejor opción disponible y que cumpla con los requisitos del bien solicitado.  Para esta selección, se pueden considerar los siguientes aspectos:

1. Nivel de Calidad o cumplimiento con las especificaciones técnicas.
2. Servicio técnico.
3. Recomendaciones de personal de otros laboratorios.
4. Experiencia con relación a la utilización de determinados productos y proveedores.
5. Condiciones de entrega
6. Aspectos económicos
7. Servicios adicionales como mantenimientos, garantía, calibraciones (Cuando sea aplicable), disponibilidad de suministros, etc.
8. Reputación comercial del proveedor.

Nota: Se le dará prioridad a la Calidad de los materiales antes que al costo.

1. Cuando se ha hecho la selección del bien a comprar y del proveedor, la división de CTS deberá emitir una orden de compra (formato CTS-F104-A), la cual será enviada al proveedor.  En esta orden, se puede hacer una descripción detallada del bien a ser comprado, o se puede hacer simplemente una referencia a la cotización enviada por el proveedor.   En este formato, debe quedar también registrada la forma de pago, y la fecha esperada de recepción  del bien o bienes adquiridos.  Las órdenes de compra deben ser autorizadas por el Gerente Técnico o por el Gerente de CTS.

1. Las cotizaciones o la cotización seleccionada deben adjuntarse a las órdenes de compra para poder ser guardadas junto con estas, por la persona que realiza la cotización, quien también realiza las actividades operativas como envío de faxes, llamadas telefónicas, elaboración de las órdenes de compra, y elaboración de autorizaciones de pago.

1. Control de las Ordenes de Compra emitidas

1. Para llevar un registro de las ordenes de compra realizadas, se utilizará el formato electrónico CTS-F104-C “Control de Ordenes de Compra y Servicio”, el cual al menos debe de contener la siguiente información:

1. Número Correlativo de la Orden
2. Descripción de los artículos solicitados
3. Fecha de emisión.
4. Fecha de recepción.
5. Proveedor
6. Autorizaciones de Ordenes de Pago emitidas.
7. Comentarios
8. Nombre de la persona solicitante

1. El número correlativo de la orden de compra seguirá el siguiente patrón:  CTS-OC-XXX-YYYY

Donde:

CTS:          Son las iniciales del Consumer Testing Services

OC:         Son las iniciales de Orden de Compra

XXX:          Representa el número correlativo de tres dígitos

YYYY: Representa el año de emisión de la orden de compra (por ejemplo, 2004)

1. Recepción y Verificación de Calidad de los Bienes Adquiridos

1. Cuando los bienes adquiridos sean entregados, se deben confrontar sus características contra las expresadas en la orden de compra,  además de una inspección visual minuciosa para observar el estado general del artículo y de la papelería que lo acompañe.

1. Los suministros que no reúnan las especificaciones de calidad previamente establecidas,  serán reportados al proveedor a través de un reclamo.

1. En el caso de los químicos y gases, se debe exigir el certificado de análisis o certificado de pureza de los mismos.    Este certificado, debe garantizar que el producto cumple con los requisitos mínimos de pureza especificados.

1. Algunos de los suministros, como piezas de cristalería, estándares de referencia, o incluso algunos equipos, y sus accesorios, deben venir acompañados de un certificado de calibración. Ver procedimiento CTS-PS159 “Manejo de Materiales de Referencia”.

1. Algunos suministros o equipos, deben ser sometidos a pruebas de funcionamiento u operación antes de ser aceptados por la división de CTS.  En el caso de los equipos mayores, que tienen una bitácora de registro, las pruebas iniciales deben ser registradas en esta última, de acuerdo al procedimiento CTS-PS157 “Manejo, Mantenimiento y Calibración de Equipos”

1. En el formato CTS-F104-A “Orden de Compra” se registran las verificaciones realizadas a los artículos adquiridos al momento de su recepción.   Se debe asignar una calificación de 0 a 100 a la orden, en cada uno de los siguientes aspectos:

• Calidad del producto
• Tiempo de Entrega
• Cumplimiento respecto a lo solicitado.
• Entrega de Certificados (Cuando sea aplicable)
• Entrega de Manuales operacionales y Documentos adicionales (Cuando sea Aplicable)
• Servicio Proporcionado (Cuando sea aplicable)

Los ítems anteriores serán evaluados en base a las siguientes tablas.

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