PROCEDIMIENTO DE ALTA DE PROVEEDOR, COMPRAS, RECEPCION DE MATERIALES Y SERVICIOS

[pic 1]                                                                                                                                   

PROCEDIMIENTO DE ALTA DE PROVEEDOR, COMPRAS, RECEPCION DE MATERIALES Y  SERVICIOS.

I.- ALTA DE PROVEEDORES EN SISTEMA  AX.

1)  El departamento de compras recopila la siguiente información del proveedor:

a) RFC del proveedor

b) Caratula de información bancaria.

c) Llena formato de alta de proveedores (anexo)

d) Llena lay out para subir información a intoit.

e) Se envía esta información al departamento de contabilidad y cuentas por pagar, Jose Avendaño y a recepcionfacturasmga@monteblanco.com.mx a Francisco Sauceda para alta en sistema AX.

f) Compromiso de contabilidad es que el mismo día en que envíen esta información completa se dará de alta al proveedor.

II.- PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1.-  Usuario llena requisición de materiales o servicios  y consigue firma de autorización de dirección. Si requiere contrato debe firmarse previamente.

2.- el departamento de Almacén recibe La requisición autorizada y  la sube al sistema AX.

3.- Compras cotiza y genera la orden de compra. (Procedimiento 3 cotizaciones) para el caso de materias primas ya se cuenta con proveedores exclusivos y previamente pactados por consiguiente ya no necesitan las 3 cotizaciones.

4.- Administración o Gerencia autorizan o rechazan en sistema ax la compra.

5.-  Compras envía la Orden de Compra al proveedor, en su correo compras le explicará al proveedor los requisitos para que almacén reciba el producto y que si  no envía estos no se le recibirá dicha mercancía, así como en la primer compra envía archivo de procedimiento para subir sus facturas a nuestro portal validador y puedan entrar a programación de pago, en caso de que la factura tenga algún problema esta se le rechazara en automático.

6.- en caso de alguna urgencia se le dará prioridad a esta, para agilizar la compra, sin embargo deberán cumplir posteriormente todos los pasos mencionados.

Requisitos para recepción de materiales:

a) Traer factura con el número de orden de compra impreso en el cuerpo de la factura.

b) Orden de compra.

III.- PROCEDMIENTO DE RECEPCION MATERIALES

1.- PLANTA MG:

a) Vigilancia verifica que los proveedores de materiales efectivamente lleven factura de la mercancía a entregar.

b) Almacén recibe el producto, sella y firma facturas de recibido, captura en sistema y entrega al proveedor su contra recibo (RFAC)  y le explica al proveedor que lo conserve ya que es su comprobante para pago.

c) Al salir el proveedor vigilancia le exigirá su contra recibo.

d) sino viene el material completo se recibe anotando explícitamente que líneas faltaron de entregar y compras en conjunto con la persona que solicitó el material le piden una nota de credito al proveedor.

(Esta nota de credito no detiene el flujo de facturas a cuentas por pagar y cuentas por pagar a su vez le pide a compras esta nota de crédito para realizar el pago).

2.-Oficinas Saltillo

a) Se reciben materiales únicamente con facturas y orden de compra

b) Se lleva una relación de los proveedores que entregan mercancía y quien y cuando se la lleva a planta.

IV.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y PREVENTIVOS, ETC:

1.- Cuando el Depto de compras solicite el servicio, le explicará al proveedor que lleve su factura al momento de ir a planta.

2.- cuando el proveedor termine su servicio el proveedor genera su reporte.

3.- El encargado de mttto. Firma el reporte así como la factura.

4.- El proveedor con su reporte y su factura pasa al área de almacén para entregar su factura y que le den su contra recibo.

...