Procedimiento de Compra. Procedimiento de Adquisición de Materiales

[pic 1]

OBJETIVO

Establecer las normas y políticas de operación para la actividad de adquisición de materias primas de manera eficiente para garantizar la mejor calidad del producto.

ALCANCE

El documento aplica a los siguientes departamentos, almacén, calidad, finanzas, compras y todo aquel involucrado con el proceso de adquisición de materiales o servicios.

GLOSARIO

• Proveedor: Cualquier sociedad, empresa u otra persona jurídica o física que venda o trate de vender, bienes o servicios a Natulife, así como sus empleados, agentes y demás representantes.
• Bienes: Cosas materiales que ocupan un espacio y desde un punto de vista tiene valor que se define en términos monetarios.
• Control de calidad: Actividades planeadas y diseñadas para proporcionar un producto de calidad.
• Orden de compra: Documento formal, en el cual se especifica los requerimientos del producto o servicio al proveedor por un departamento solicitante.
• Flujo logístico: Proceso desde que se adquieren materias primas en su punto de origen hasta la entrega de un producto terminado a un cliente final o nuevo socio empresarial.

[pic 2]

• Requisición: Documento por el cual se especifica el requerimiento que tiene un departamento solicitante dentro de una organización.
• Factura: Documento fiscal en el cual se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, con su cantidad e importe, y que se entrega a quien debe pagarla.
• Cotización: es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso de compra.
• Compra: Adquisición de bienes y servicios en la cantidad, calidad, precio, tiempo, sitio y proveedor justo o adecuado buscando la mayor rentabilidad para Natulife.
• Servicio: Bien, de forma no material, intangible que es llevado a cabo por dos partes.
• Calidad: Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite apreciarla como igual, mejor o peor de las restantes de su especie.
• Base de datos: conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso
• Cliente: Individuo, sujeto o entidad que accede a recursos, productos o servicios brindados por otra.
• Almacén: Local, espacio o lugar físico que está destinado para alojar mercancías. El almacén resulta ser un espacio elemental para su satisfactorio funcionamiento, dado que sin el difícilmente se podría garantizar la rueda de venta.

[pic 3]

POLITICAS DE OPERACIÓN Y LINEAMIENTOS

• Evitar la duplicidad de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras.
• La selección de los proveedores se llevará a cabo a través de criterios de una manera objetiva, para ofrecer una igualdad de oportunidades y una competencia leal entre estos.
• Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa.
• Realizar previsiones de la demanda para hacer un análisis de cuando es adecuado hacer una re-orden de materiales.
• Mantener los niveles de cantidad en los productos adquiridos (ficha técnica)
• Los proveedores serán evaluados semestralmente para verificar la calidad del servicio de entrega y la calidad de productos entregados.
• Al aceptar un trato comercial con un proveedor, este deberá registrarse de manera oportuna en la base de datos de Natulife.
• El personal encargado de interactuar con la adquisición de productos o servicios para Natulife debe colocar las órdenes de compra, preparar los contratos con los proveedores sin favorecer o privilegiar a uno en específico, para beneficio propio y dejando de lado el interés de Natulife.
• Todo acuerdo con proveedores deberá ser previamente autorizado por el gerente de compras, no se deben comprometer recursos de Natulife sin previa autorización. La práctica de pedir autorización posterior a la compra no es aceptable en Natulife.

[pic 4]

• Se debe considerar en primera estancia el interés de la empresa Natulife en todas las decisiones de compra.
• El comprador no debe aceptar regalos o incentivos de proveedores, salvo invitaciones de cortesía de pequeño valor, de lo contrario, si son regalos o invitaciones de valor más alto, el comprador deberá dirigirse al gerente de compras para analizar cómo proceder ante esta situación con el proveedor.
• No se aceptará ningún tipo de documentación que no haya concluido con su debido proceso marcado por los estándares de Natulife.
• Cualquier requisición u orden de compra deberá ser autorizada por el gerente de compras y el encargado de contabilidad por el departamento de finanzas.
• Se debe solicitar un envió de muestras de los materiales a adquirir antes de formalizar la orden de compra.
• Se revisarán las condiciones y precios tratados de forma periódica, salvo contratos a largo plazo.
• El encargado de la adquisición de materiales estará abierto a ofertas de nuevos proveedores, así como también buscará de manera activa otros proveedores para la comparación de beneficios que estos nos pueden ofrecer.
• Se acordará mediante un contrato las condiciones de adquisición de los materiales o servicios, así como las penalizaciones que pueden ser en caso de incumplimiento.

[pic 5]

• Todos los colaboradores involucrados de manera directa o indirecta con el proceso de compra tienen la responsabilidad de resguardar el buen nombre de Natulife preservando la buena relación entre la compañía y sus proveedores.
• El proveedor que incumpla con los estándares o calidad o cualquier otra condición establecida en esta política, Natulife tendrá la opción de terminar la relación comercial con él.
• El proveedor que finalice su relación con Natulife por razones de incumplimiento no podrá ser recontratado en un futuro.

[pic 6]

ORGANIGRAMA Natulife

[pic 7]

...