Proceso Administrativo

Hablar del Proceso Administrativo es un tema muy interesante, puesto que los partidarios de la escuela del mismo, consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único; teniendo en cuenta además, que es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo.

Este proceso administrativo, está formado por 4 funciones fundamentales: Planificación, Organización, Dirección y Control, considerando que cada una de las funciones cumplen con un rol preponderante planteándose el poder lograr el proceso de administrar a través de esos pasos.

También se ha de tener en cuenta que para lograr el Proceso Administrativo, se ha de hacer a través de las personas cuando estas se ubican en los distintos niveles de la organización y se generan a través del cumplimiento de sus funciones y el surgimiento del objetivo organizacional del proceso administrativo.

Así, todos aquellos que se vinculan para lograr el objetivo de la organización, llamados administradores, son los que hacen uso y aplicación del proceso administrativo en la unidad organizacional; sin embargo, no todos aplican esos pasos con la misma intensidad, dependiendo entonces de la ubicación que tengan dentro de la estructura de la organización.

Planeación

La planeación en el proceso administrativo, es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones (premisas) respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Es también una fase de vital importancia del proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas está determinado por esta etapa. Su función abarca la estrategia de largo alcance de una institución y, comprende las tácticas de mediano plazo de la empresa, y una visión profunda rectora que cimiente las bases del desarrollo y contemple los escenarios de mediano y largo plazos en los que podría actuar la empresa. Si la planeación está mal hecha, la ejecución estará mal hecha y los productos de la empresa también serán pobres y malos.

La planeación también se define como la formulación de la estrategia para el logro de los objetivos y la misión de la empresa a través de los métodos, procesos o procedimientos de trabajo y el tiempo en que deben ejecutarse; el cálculo de los recursos que se utilizarán (presupuesto) para generar los productos y/o servicios de la misma, y su desarrollo armónico de largo plazo en ambientes cada vez más competitivos. La planeación es entonces, armonizar actividades con tiempos y recursos.

Una buena planeación debe estar fundamentada objetivamente, de otra manera, se tratará de subjetividades personales de los directivos o de los formuladores de los planes, lo que conducirá a la falta de coordinación en la ejecución. Así como las premisas ayudan en la elaboración de los planes, la observancia de los principios es fundamental en la generación de planes exitosos, los principales principios de la planeación son:

• Principio de Unidad y Dirección: Todo plan debe estar dirigido hacia objetivos en una misma dirección.

• Principio de Delegación: Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución del plan, según su jerarquía.

• Principio de Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad.

• Principio de Congruencia con la Misión de la Empresa: Todo plan debe estar inserto dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras.

• Principio de Visión Estratégica de Largo Plazo: Todo plan debe estar alineado a la visión estratégica.

• Principio de Control: Todo plan debe ser sujeto a control, por lo tanto, debe generar los parámetros para su evaluación y seguimiento dentro de lo deseado.

La planeación se clasifica en cuanto al tiempo, en: corto (menos de un año), mediano (de uno a cinco años) y largo plazo (más de cinco años). También se clasifica en cuanto a su frecuencia y continuidad de uso en planes continuos, alternos y únicos.

La planeación utiliza los diversos tipos de planes como herramientas para generar un patrón de operación y las herramientas a su vez se utilizan según la necesidad y no llevan un orden forzoso o un proceso. El administrador profesional, de igual manera, utiliza las técnicas de planeación según lo requiera la situación administrativa. Las herramientas de la planeación en el enfoque clásico son:

a) Políticas, normas, estándares de calidad: Las normas o reglas son especificaciones concretas de cómo debe actuarse ante situaciones determinadas, sin posibilidad de interpretación y sin desviación permitida. Su función es asegurar la calidad y la consistencia del trabajo, de los productos y sus procesos; se distinguen por la flexibilidad, ya que, mientras las primeras son duraderas, rígidas y obligatorias hasta para la alta dirección, las segundas tienen temporalidad, es decir, pueden cambiar por la alta dirección en turno o según las circunstancias. Todas las áreas tienen normas y políticas.

b) Procedimientos de Trabajo: Las organizaciones tienen necesidad de definir sus procesos productivos en todas las áreas. Estos procesos son repetitivos, son operaciones continuas o periódicas y siguen una secuencia preestablecida. Los procedimientos son el saber hacer de la empresa. Su formulación es de tal importancia, que errores en un movimiento puede afectar la productividad, y por ende, la competitividad de la empresa ya que muchas de estas operaciones, por su frecuencia, tienen un alto costo. Existen varios tipos de diagramas de procedimientos, según las diversas necesidades de la empresa. Actualmente las organizaciones requieren documentar sus procesos, pues la globalidad exige que las empresas aseguren su calidad, dentro de un nivel de estándares invariable para dar confiabilidad al comprador. La International Organization of Standards, conocida también como ISO 9000, certifica a las empresas que se apegan a los lineamientos de su norma.

c) Programas: El concepto de programa administrativamente hablando, se refiere al tiempo que ha de utilizarse para realizar un proyecto, un proceso, un presupuesto, una inversión. Los programas son finitos, de ahí que puedan definirse como “Calendarización de las operaciones con cronogramas que señalan la secuencia de las actividades en fechas de inicio y terminación, así como el tiempo que requiere cada operación, con estimación de costos en gastos e inversiones

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