Proceso De La Planificación

Proceso de la Planificación

1. Delimitación de alcance :

Para llevar a cabo adecuadamente la gestión de un proyecto, resulta fundamental definir con claridad y únicamente los objetivos del proyecto, su tamaño, su inicio, su conclusión, los recursos disponibles, las restricciones internas, las limitaciones externas, los factores influyentes, el marco legal, el ámbito geográfico, así como todas aquellas características que contribuyen a definir las reglas del juago en que se va a desarrollar el proyecto.

Esta etapa de definición del proyecto recibe el nombre de delimitación del alcance, y debe contribuir en lo posible la incertidumbre que rodea al proyecto, asi como fijar los criterios que van a definir su éxito o fracaso.

El alcance es la descripción de los límites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo. La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación de la gerencia del alcance es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.

Tiene por objetivo lograr un entendimiento claro de las necesidades del proyecto y del ambiente en que operará el prototipo.

 Definir la situación actual: identificar todos los factores relacionados con el contexto del proyecto, ubicando el alcance del prototipo, describiendo cómo se está manejando la información, qué desea el Usuario que contemple la página Web, quienes son los usuarios reales y potenciales, así como, las políticas y estrategias que aplican para el proyecto.

 Definir la situación deseada: Describir a detalle qué espera el Usuario lograr con el prototipo, qué piensa que deberá contener, preferencias sobre un tipo en especial de modelo, etc.

 Limitaciones o restricciones: Listar cualquier restricción que pueda impedir el desarrollo o publicación del prototipo.

Para delimitar el alcance del proyecto es preciso determinar la definición del mismo, con el fin de asegurar su viabilidad. El planteamiento de los siguientes interrogantes ayuda a definir la conveniencia, utilidad y viabilidad del proyecto:

 Como contribuye el desarrollo del sistema de información a la misión, los objetivos y las estrategias de la organización y el archivo.

 Existe la tecnología adecuada, las técnicas, las metodologías y/o el conocimiento necesario para el desarrollo del proyecto.

 Los productos y resultados que se espera obtener tiene realmente posibilidad, uso y aceptación

 Cuales con los costos y cuales los beneficios estimados del proyecto

2. Definición de actividades.

La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto, marcan el inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y analizar el riesgo. Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a medida que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos.

La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés Work breakdown Structure- presenta en forma gráfica las tareas que deben desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus características son:

 Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las actividades del proyecto

 Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo

 Se estructura en diferentes niveles de detalle

Asegura:

 La identificaciónde todos los elementos del trabajo

 La integración del proyecto a la organización actual

 El establecimiento de las bases de control

3. Planificación de Recurso:

Es aconsejable identificar los recursos necesarios para un proyecto, organización o empresa. Los planes de recursos deberían indicar qué recursos se requerirán para el proyecto y cuando de requerirán de acuerdo con el tiempo programado, los planes debería indicar como y donde se van a obtener y a signar los recursos y, si es aplicable, los métodos para disponer del exceso de recursos. Los planes deberían ser adecuados para el control de los recursos. Se recomienda verificas la valides de las entradas a la planificación de recursos.

Al identificar los recursos necesarios para el proyecto de aconseja evaluar la estabilidad, capacidad y calidad de las organizaciones que suministran recursos.

Las restricciones en los recursos se deberían tomas en cuenta. Ejemplo de restricciones en los recursos incluyen disponibilidad, seguridad, consideraciones ambientales y culturales, acuerdos internacionales, acuerdos laborales, regulaciones gubernamentales, fondos y el impacto del proyecto sobre el medio ambiente.

Los recursos de las organizaciones son todos aquellos elementos que están bajo el control de una organización, y que potencialmente pueden contribuir al logro de sus objetivos.

La teoría de los recursos define a la empresa como una colección única de recursos y capacidades que no se pueden comprar y vender libremente en el mercado (Conner, 1991). De este modo, cada empresa es única, y las diferencias de recursos y capacidades entre las distintas empresas, se manifiestan en diferencias en los resultados a largo plazo.

Los recursos de las organizaciones se pueden clasificar en:

 Recursos humanos: Los recursos humanos son el trabajo y conocimiento que aporta el conjunto de personas de una organización. Las personas otorgan tiempo y esfuerzo a las organizaciones, a cambio de un beneficio como puede ser el salario u otras retribuciones. Con el término de recursos humanos también se suele designar a aquella parte de la organización encargada de administrar el personal de la misma.

 Recursos materiales: Los recursos materiales son los bienes tangibles que la organización puede utilizar para el logro de sus objetivos. En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes elementos:

- Maquinarias

- Inmuebles

- Insumos

- Productos terminados

- Elementos de oficina

- Instrumentos y herramientas

 Recursos financieros: Los recursos financieros son el efectivo y el conjunto de activos financieros que tienen un grado de liquidez. Es decir, que los recursos financieros pueden estar compuestos por:

- Dinero en efectivo

- Préstamos

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