Planificación Del Proceso Administrativo

PLANIFICACIÓN COMO FUNCIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificación

La planificación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan experiencias pasadas y se esbozan planes y programas. Una de las principales características de la planificación es que a través de ella se logran objetivos, seleccionando los medios para conseguirlos.

Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control.

Condiciones para elaborar un plan:

 Existencia de objetivos definibles y cuantificables.

 Instrumentación adecuada: una organización eficiente para ejecutar y preparar un plan debe utilizar elementos de racionalidad y una dirección sobre bases científicas.

 En caso de objetivos múltiples, compararlos y reducirlos a la unidad.

 En caso de objetivos no complementarios, sino competitivos, establecer prioridades.

 Debe existir un sistema de evaluación y control eficaz.

Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.

Definición de Planeación según algunos reconocidos estudiosos del proceso administrativo:

 Alberto Chiavenato: “Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible”.

La planeación debe, por lo tanto, fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo, los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesarios para su conclusión.

 María Isabel de Suárez la planeación: “Es el proceso que requiere contar con mecanismos e instrumentos que permitan visualizar el conjunto de relaciones implícitas en dicho proceso, que presenta herramientas a través de la cual se obtienen objetivos, métodos y recursos (humanos y materiales) que permita escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados”.

Tipos de planes:

De acuerdo al tiempo de realización los planes pueden ser:

 Inmediatos (Ejecutados antes de 6 Meses).

 Corto Plazo

 Mediatos (Ejecutados entre 6 y12 Meses).

 Mediano Plazo (Realizables en un plazo de 1 a 3 años).

 Largo Plazo (Realizables en un plazo mayor de 3 años).

Naturaleza

La planificación surge con el nacimiento de la sociedad soviética en URSS (Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas) ,posteriormente con la llegada del nuevo gobierno en 1918 se concentran grandes masas de recursos para satisfacer las necesidades sociales y económica de los habitantes del país, es así como nace la planificación basada en la ley de justas proporciones, como condición para poder organizar y hacer funcionar esa sociedad y como base de una economía sólida nacional; pero es después de una década cuando se llega a formular el primer plan quinquenal de desarrollo (1928-1932)Posteriormente a la crisis de los años treinta

surge un mayor control en los gastos públicos, en la producción militar y en la legislación financiera. En el periodo de la post guerra se observa como la idea de planificación se aplica a los países capitalistas, es así como surge el programa de recuperación europea o plan Marshall en 1948, este programa pide a las naciones participantes la elaboración de planes integrales con cuatro años de duración.

En la época moderna, al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante .Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación estratégica.

La naturaleza de la planificación:

Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes. La planificación establece un puente entre una situación actual y una situación deseada.

Se divide en dos partes:

El establecimiento de los objetivos o fines de la organización; debemos responder a una serie de preguntas;

¿Qué queremos lograr?

¿A dónde queremos ir?

¿Por qué motivos?

En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados. Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa. La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con bajos costo.

Fases de la planificación

 Descripción: de lo planificado tal y como es en la realidad.

 Diagnóstico: Explicación de porqué lo planificado es como es y no como debería ser.

 Prognosis: descripción de cómo evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales continúan actuando igual que hasta el presente.

 Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que aglutina los objetivos perseguidos

 Selección de instrumentos para transformar lo existente en lo deseable y posible. Selección preliminar Evaluación. Selección final de conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y complementarios. Definición de mecanismos para implementar y revisar los planes.

 La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes, programas y presupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de acciones y responsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones.

 Requiere de un análisis de la realidad o diagnostico

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