Proceso administrativo-Planeación Estratégica

PROCESO ADMINISTRATIVO

Es el conjunto de funciones y actividades que se desarrollan dentro de la organización, orientados a logros de fines y objetivos.

El proceso administrativo estudia a la administración, como un proceso integrado por fases y etapas,  que existen por separado o simultáneamente formando parte de un proceso.

1. Fase Estructural: en esta se determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlo.

• Esta fase también es conocida como fase Mecánica: en donde se engloba la teoría, es decir es la parte de la administración donde se establece que debe hacerse.
• A su vez está integrada por 2 etapas:

• Planeación: en donde se establece la pregunta ¿Que se va a hacer? , debido a que se debe establecer el objetivo que se desea alcanzar.
• Organización: se hace la pregunta ¿Cómo se va a hacer?, considerando el capital humano, recursos materiales, financieros y técnicos con los que cuenta la empresa.

1. Fase Operativa: en donde se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido, durante el periodo de estructuración.

• También conocida como fase Dinámica: en donde se  ejecuta la práctica, ya que hace referencia en la forma que se debe manejar la empresa.
• Esta fase está integrada por 2 etapas:

• Dirección: que formula la pregunta ¿Cómo se está haciendo?, que busca guiar y dar seguimiento a la ejecución de los planes y la organización.
• Control: que pregunta ¿Cómo se hizo), debido  a que es la parte que retroalimenta a todo el proceso, para evaluar y verificar que las actividades se hayan ejecutado con forme se planeo, se organizo y se dirigió con el objeto de corregir desviaciones que compliquen llegar a un resultado.

PLANEACIÓN

 Es la determinación de objetivos y la elección de los cursos alternativos de acción para lograrlos,  con base a la investigación y a la elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

El proceso de planeación incluye 5 pasos principales.

1. Definición de los objetivos organizacionales.
2. Determinar en donde se está en relación a los objetivos.
3. Desarrollar premisas considerando condiciones futuras.
4. Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
5. Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

Estos pasos crean un círculo virtuoso, es decir que cada vez que se ejecuta existe una mejora continua.

Principios De La Planeación Estratégica

Son aplicaciones indispensables para lograr una administración racional, cuyo fin es establecer objetivos, medios, procedimientos, para  una buena toma de decisiones y un control adecuado.

La planeación maneja  7 principios fundamentales:

1. Factibilidad:
Lo que se planea debe ser realizable, es decir no hay que elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograr.

2. Flexibilidad:
Al elaborar un plan es conveniente manejar márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.

3. Unidad y Equilibrio :
Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los objetivos generales, de tal manera que sean consistentes, armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.

4. Cambio de estrategias:
Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo) será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los curso de acción.

5. Objetividad:
Los planes deben basarse en hechos reales y no en opiniones subjetivas.

6. Cuantificación:
Los planes deben expresarse en cantidades, volúmenes y porcentajes.

7. Precisión:
Los planes no deben ser vagos e inexactos sino precisos para lo cual deberán basarse en la objetividad y la cuantificación.

Tipos de planes

Los planes  son obtenidos a partir de ideas y programas, el objetivo de un plan es organizar, programar y prever, para ello deben determinarse los objetivos, el medio, la forma, el lugar y quien lo llevará a cabo.

Según su alcance en la empresa existen 3 tipos:

Planes operativos: (corto plazo menor o igual a 1 año)

Este plan es diseñado con el fin de determinar con anterioridad, cual es el rol particular de cada individuo en las unidades operacionales donde trabajará.

Planes tácticos: (mediano plazo de 1 a 5 años)

Estos están destinados a trabajar sobre temas relacionados a los principales departamentos  o áreas de las organizaciones. Además se encarga de garantizar el mejor uso de los recursos y su optimización, sobre todo aquellos que serán utilizados para alcanzar las metas determinadas,  es decir cuando el plan se .encuentra orientado a un determinado sector o producto.

Planes estratégicos: (largo plazo más de 5 años)

Se encuentran orientados a metas que competen a una determinada institución o empresa, con estos planes se  intentará determinar cuáles son los parámetros de orientación y sus limitaciones, para ello se establecen los propósitos, los recursos que se emplearán y cuales serán guías a la hora de administrarlos. En este tipo de plan  la empresa o institución es tratada como un todo, es decir no serán diferenciadas sus áreas o sectores.

 etapas de la Planeación

• Visión (corresponde a lo que la empresa quiere ser).
• Misión (es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser de la empresa).
• Propósitos (Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social).
• Objetivos (Representan los resultados que la empresa espera obtener).
• Estrategias (Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas).
• Políticas (Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización).
• Programas (Es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución).
• Procedimientos (Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo).
• Presupuestos (Es un plan de acción financiero, para un programa que cubre un periodo definido).

Técnicas cuantitativas y cualitativas de la planeación

Técnicas cuantitativas: estas aplican un conjunto de reglas matemáticas y estadísticas a una serie de datos anteriores para predecir datos futuros.

En este tipo de técnicas destacan las siguientes:

• Árbol de decisiones o cadena de fines y medios: representación de los sucesos posibles que pueden in fluir en una decisión.
• Grafica de Gantt: en este se detallan las actividades para lograr un objetivo y los tiempos necesarios para realizarlos, así como los responsables.
• Investigación de operaciones: aplicación de métodos científicos al estudio de alternativas para la toma de decisiones.
• Técnicas de evaluación y revisión de programas: sirve para identificar los diversos acontecimientos en un programa o proyecto.
• Método del camino critico: determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de actividades.
• Teoría de juegos: trata de predecir como se conducirán las personas racionales en situaciones competitivas.
• Programación lineal: sirve para determinar la combinación óptima de recursos limitados a fin de obtener la meta deseada.
• Tasa interna de retorno: maneja el índice de rentabilidad de la empresa.

Técnicas cualitativas: utilizan el juicio y las opiniones de los conocedores cuando los datos precisos  son limitados o difíciles de conseguir.

Estas técnicas están integradas por:

• Grupo nominal: reunión estructurada en la que participan varios gerentes para generar ideas.
• Técnica Delphi: técnica para tomar decisiones de forma individual.
• Círculos de calidad y equipos de mejora: grupos que se reúnen con el fin de definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones.
• Tormentas de ideas: se reúnen gerentes o directivos  con el fin de aportar ideas para la toma de decisiones.

ORGANIZAR

Planificar o estructurar la realización de algo, distribuyendo convenientemente los medios materiales y personales con los que se cuenta, asignándoles funciones determinadas.

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