Proceso administrativo

1- Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

R/ Empresa: Tiempos s.a es una empresa temporal que se encarga de recibir hojas de vida contratar personal para diferentes empresas que se encuentras afiliados a esta.

En la empresa tiempos s.a, todo el proceso archivístico es realizado según las normas vigentes y según exigencias de las empresas a las que se les presta el servicio.

Tiempos cuenta con una planeación determinada, la cual se sigue de acuerdo a los estándares que la ley 594 de 2000.

Se reciben los documentos que vienen a ser las hojas de vida, se clasifican por cargos y puestos disponibles, se realiza el proceso de entrevista incluyendo verificación de datos y para el personal que pasa o cumple con lo solicitado por la empresa entra su hoja de vida en el proceso de organización, clasificación, ordenación y foliación según la norma. Todo este proceso archivístico cumple con los parámetros de la administración documental ya que se lleva un control determinado sobre todo el proceso archivístico

2- Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

R/ la clasificación de archivos se realiza utilizando primeramente el cronograma de planeación ya establecido el cual se ejecuta de la siguiente manera.

- Todos los documentos son recibidos “hojas de vida”.

- Luego son verificados para saber si hay cargos disponibles según su perfil

- Llaman a entrevistas el personal seleccionado, cuando ya han sido aprobados para un cargo se procede a pedir papelería y firmar contratos.

- Luego se llevan los documentos a un cuarto especial donde recibe un técnico de archivo para comenzar a clasificar

- Primero se separan según la empresa a laboral.

- Luego por cedulas de menor a mayor

- Al estar organizados ya por número de cedula se pasan a codificar, es un proceso en el cual se le da respectiva ubicación a cada documento para poderlo incorporar en la respectiva carpeta

- por consiguiente se digitalizan para guardar una imagen virtual de dicho documento con toda su información.

- Al tener ubicación y estar ya digitalizado los documentos se incorporan según la ubicación que tienen

- En el momento de la incorporación de los documentos se deben foliar y se debe diligenciar un formato diario donde se ingresan datos, números de documentos, fecha del documento, empresa ala que ingresa, cantidad de folios, serie documental y firma del técnico que hizo el procedimiento.

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