Robbins cap 7 - Planeación

Robbins cap 7 - Planeación

• Implica definir objetivos, estrategias y planes para coordinar actividades.
• Se relaciona con los fines (que) y medios (como).
• Se comparte con los miembros de la organización para reducir ambigüedad (Formal).

Motivos

1. Proporciona dirección: a gerentes y empleados. Permite coordinar actividades y cooperar.
2. Reduce incertidumbre: Obliga a ver a futuro. Anticipar cambio. Desarrollar respuestas.
3. Minimizar desperdicio y redundancia: Se eliminan o corrigen ineficiencias obvias.
4. Establece objetivos o estándares para control.

Desempeño: La planeación se asocia a resultados financieros positivos y rendimientos más activos. Se debe priorizar calidad de plan por sobre cantidad. Tener en cuenta factores externos, pueden afectar negativamente (gobierno).

Objetivos: Resultados deseados. Guían las decisiones. Forman criterios para medir logros. Son las bases de la planeación (primero se conoce objetivo para establecer plan para lograrlo). Pueden ser estratégicos o financieros. Pueden clasificarse en:

• Establecidos: Declarados oficial y públicamente.
• Reales: Lo que en realidad se persigue. En base a como esta se comporta.

Tipos de planes

• Alcance

• Estratégicos: Aplican a toda la organización. Objetivos generales. Son amplios.
• Operacionales: Abarca un área operativa particular de la organización. Son limitados.

• Tiempo

• Corto, Mediano o Largo Plazo: 0-1 año, 1-3 años, +3 años.

•  Especificidad

• Específicos: Claramente definidos. No hay lugar a interpretaciones. Objetivo claro.
• Direccionales: Flexibles. Pautas generales. Responde mejor a cambios inesperados.

• Frecuencia de uso

• Único: Se usa una vez. Se diseña para satisfacer situación única.
• Permanentes: Se utilizan varias veces. Proporciona guía para actividades habituales.

Establecer objetivos

Métodos

• Tradicional: Establecidos por los gerentes de nivel alto y fluyen hacia abajo, convirtiéndose en sub-objetivos para cada área. Asume que estos saben que es lo mejor. Transformar los objetivos estratégicos en departamentales puede ser difícil, a veces los objetivos son muy ambiguos y, al hacerlos más específicos, cada gerentes puede aplicar sus propias interpretaciones.

• Cadena de medios y fines: Los objetivos de nivel alto están ligados con los de nivel bajo. Los objetivos de los niveles bajos se convierten en medios para los objetivos del siguiente nivel.

• Administración por objetivos: Se realizan acuerdos mutuos respecto a los objetivos y su uso para evaluar el desempeño. Estos programas tienen 4 elementos:

• Especificidad de objetivos
• Toma de decisiones por participación
• Periodo de tiempo explicito
• Retroalimentación sobre el desempeño

Además, utiliza a los objetivos para motivar a los empleados ya que ellos ayudaron  a establecerlos.

Pasos

1. Revisar misión de la organización: Los objetivos deben reflejar la misma.
2. Evaluar recursos disponibles: Buscar objetivos realistas en base a los recursos disponibles. Si el objetivo a establecer es imposible, no debe establecerse.
3. Determinar objetivos individualmente: Los objetivos deben ser mensurables y específicos.
4. Escribir objetivos y comunicarlos: Obliga a la gente a pensar en conjunto.
5. Revisar resultados y ver si se cumplen: Si no se cumplen, cambiarlos (según sea necesario).

Factores de contingencia en la planeación

• Nivel organizacional: Los gerentes de nivel medio y bajo realizan planeación operacional mientras que los de mayor nivel estratégica.
• Grado de incertidumbre ambiental: Cuando la incertidumbre es alta los planes deben ser específicos pero flexibles. Los gerentes deben estar preparados para cambiar o corregir los planes conforme se implementan, incluso abandonarlos.
• Duración de compromisos futuros: Los planes deben extenderse lo suficiente para cumplir con los compromisos realizados cuando se desarrollaron. Planear para un periodo demasiado largo o corto resulta ineficiente.

Métodos de planeación

En el método tradicional los gerentes de nivel más alto realizan por completo la planeación. Son frecuentemente asistidos por un departamento de planeación formal. Este método es efectivo solo si los gerentes comprenden la importancia de crear documentos que los miembros de la organización realmente usen.

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