SAGRADOS CORAZONES “ITESCO”

INSTITUCIÓN EDUCATIVA INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL

SAGRADOS CORAZONES “ITESCO”

PUERTO RICO, CAQUETÁ

TALLER DE SERVICIOS SECRETARIALES CONTABLES Y PASANTÍAS

DOCUMENTACIÓN Y REGISTRO DE OPERACIONES COANTABLES Y

CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES CONTABLES Y FINANCIERAS

6. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS Y FUNCIÓN ARCHIVÌSTICA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRIMERA EDAD

(Pre-Archivo) SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD

Momento de Gestión Momento Intermedio Momento Permanente Momento Histórico

Vigencia Memoria Institucional

Planeación Información

Soporte Plazo Precaucional Historia

Recorrido

Elaboración Ciencia

Normalización

Cultura

Normatización

Investigación

Tramitación

Funciones archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas

6.1 CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.

Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final

6.1.1 Momento de Gestión

Denominado también prearchivo, en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este momento comprende:

 Planeación

Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normatización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

 Elaboración

Es la edición del documento, mediante la aplicación de la Normatización y la Normalización, que se re requiere según el tipo documental.

• Normatización

Es el conjunto de normas creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

Normatividad Archivística Jurídica:

Es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos.

• Normalización

Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica

o Normatividad Administrativa

Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico.

o Normatividad Técnica

El conjunto de normas que regulan el QUÉ, el CÓMO, el CUÁNDO, y él CON QUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.

 Tramitación

Tiene como acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. El término de la tramitación da paso a la vigencia. Para documentos en papel, el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma.

6.1.2 Momento Intermedio

Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo.

En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse el documento: informa, testimonia o dispone. Es eld momento de la vigencia y del plazo precaucional.

 Momento de Vigencia

Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. La vigencia es el momento central en la vida de un documento.

¿Por qué Concluye la Vigencia?

• Se vence el plazo establecido en el mismo documento.

• Se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero

• Desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.

En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal techa.

 Plazo Precaucional

Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final.

El Plazo Precaucional Persigue:

 Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto. A defecto en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia.

 Servir de antecedentes directos o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente.

¿Cuándo Termina el Plazo Precaucional?

 Cuando hay prescripción legal o de derecho.

 Cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

6.1.3 MOMENTO HISTÓRICO

Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación y del patrimonio cultural.

6.1.4 MOMENTO HISTÓRICO INSTITUCIONAL

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiad, independiente de otras series documentales de la misma institución.

6.1.5 MOMENTO PERMANENTE

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con el fin histórico de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción.

6.2 FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Según el Artículo 3. De La Ley General de Archivos:

Son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

6.2.1 Momento de Gestión

 Edición

 Acopio

 Organización

...