SII como sistema abierto

Tipo de Flujo

Analizando y comprendiendo las funciones de la empresa, podemos notar que el tipo de flujo físico que se presenta a lo largo de la cadena de suministro es en “A”. Presenta complejidad en las entradas, pero no así en la distribución. En Prodental existen varios proveedores que son por ejemplo, Odontit Chile, Exprodental, Zahnen lab, entre otros, que serán utilizados para un producto terminado. El producto terminado, en este caso, consiste en un paciente. El flujo de información que se maneja dentro de este proceso, es de tipo instantáneo, en el momento que se realiza la venta se genera un contacto inmediatamente para informar acerca de lo que se debe entregar.

Flujo tipo “A”

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2. Aprovisionamiento:

Dentro de esta área se consideraron los puntos más relevantes:

• La cantidad
• Los plazos
• La calidad

El encargado de esta función en Prodental, debe hacer coordinar la planificación del proveedor. En este caso, el de los distintos proveedores con la planificación de requerimientos y utilización de las materias primas o insumos, siempre preocupándose de minimizar los costos de la manera más eficiente posible.

2.1 Cantidad y variedad:

Previo a analizar esto, se debe ver en detalle la gama de insumos, en diferentes materiales que demandan los especialistas. En este caso los que están entre ellos son: cementos, destartarizador, lámparas halógenas, autoclave, motor de anestésicos, restauración, Spécialités, las agujas, guantes, algodones, etc.

3M provee de los composite. Dentro de los más costosos están transbond xt de 3M y luxatemp.

La cantidad que se pide de lo mencionado anteriormente, es calculada por la encargada de acuerdo a los pedidos realizados por cada asistente. Es importante destacar que como este es un proceso rutinario, el cual se realiza todos los meses la encargada ya tiene una idea clara de los productos que debe encargar y que se van a ocupar en forma óptima y justa durante el mes de forma eficiente y eficaz. Sin embargo, con los insumos secundarios se realizan compras al por mayor, por su bajo costo y por no tener fecha de caducidad. Esto le permite a la empresa llevar un cálculo de los insumos que se utilizarán y tener en cuenta el inventario existente y lo deseado para poder decidir cuanta cantidad deberá ser repuesta.

Si se llegasen a quedar sin stock, existen proveedores dentro de Concepción que realizan entregas en menos de una hora, lo que es necesario para el funcionamiento permanente de Prodental.

2.2 Calidad:

Para la continuidad de la clínica, una de las claves a lo largo del tiempo, ha sido mantener una buena calidad del servicio que entregan, ya que si se comete algún tipo  de error, esto podría costarles el completo desprestigio y con esto finalmente su credibilidad, por tratarse de la estética dental, este punto resulta ser fundamental.

Como exigencia, los productos deben venir sellados sin ningún tipo de manipulación anterior. Son almacenados dentro de los Box las cantidades que se necesitan durante la semana, y todas las otras cantidades restantes se almacenan en la bodega.

2.3 Transporte, plazos y frecuencia:

Es imprescindible para la empresa contar con cierta certeza en cuanto a los puntos mencionados, esto debido a que al ser una organización de alta concurrencia en todo el año se deben tener el stock necesario para su funcionamiento y atención a sus clientes, si no es muy probable que se cambien de clínica que tenga los mismos profesionales con la misma especialidad

La empresa proveedora se encarga del transporte, ya sea desde Santiago o de la comuna, en el momento que llega la carga la encargada es la que debe registrar las unidades detalladas de cada producto que llegaron comparándola con el pedido que se hizo.

La empresa proveedora con la clínica fija un plazo alrededor de 3 días, y contando los días en que estos productos son ordenados y llevados a cada box un máximo de 2 días, lo que suma una cantidad de 5 días desde que se encarga el pedido hasta que se utilizan los insumos.

Como se dijo anteriormente, la frecuencia con la que llegan los productos se realiza de forma mensual, aunque va a depender de la utilización. Por lo tanto, si existe mayor uso, se deberá realizar un pedido adicional.

Utilidades de los servicios y análisis de costos

Por medio de los odontólogos, asistentes, y otros trabajadores de Prodental,  se obtuvo importante información; como la cantidad de acciones que realiza cada profesional o las cantidades necesarias de cada material para las diferentes acciones que se deben llevar a cabo.

La empresa creó una planilla dinámica en Excel con los datos anteriores, llamada

“análisis de costos y utilidades”, en la cual se puede ver el detalle  las cantidades de material para cada acción en el ítem “observaciones”. Con el objetivo de poder acceder a ellas fácilmente, dicho archivo cuenta con la opción de “filtrar datos”, lo cual agiliza de forma significativa el tiempo suficiente para poder obtener la información necesaria.

A continuación, se muestra un ejemplo para cuando se desea obtener información con respecto al material “Suero”, se filtra la información y se obtiene lo siguiente:

En Prodental, en base al estado de resultados, consideraron el total de los costos en que incurrió la clínica durante los meses de mayo y junio y a dichos costos se le restaron los costos de insumos y materiales. Con ese valor, se calcularon los costos fijos de la clínica, sin considerar los materiales. Este valor se dividió entre la cantidad de acciones realizadas en el mes, para así determinar los costos fijos asociados al uso habitual de cada hora de clínica. (Cabe destacar que considerando los dos primeros meses, se obtuvieron un total de 500 acciones. Sin embargo, los dos segundos meses, hubo una cantidad aproximada de 600 acciones, es decir, un incremento considerable).

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