Servicio De Reservacion

Introducción

Para comenzar empezaremos diciendo que los distintos departamentos que constituyen un hotel tienen gran importancia y no conviene destacar una mayor relevancia para uno u otro. Un hotel es una empresa de servicios, y la sincronización, coordinación y control interdepartamental es lo que va a determinar, además de su categoría, su reputación a nivel comercial sin olvidar que cada departamento tiene una funciones concretas y especificas, y que igualmente desempeña un papel dentro de la organización general dentro de la empresa.

La primera y última impresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes. La primera, debido a que el ser humano siempre se deja impresionar fácilmente por las imágenes, ésta va a predisponer a la mayoría de la clientela a favor o en contra del establecimiento según haya sido favorable o desfavorable para cada cliente.

Departamento de Reservaciones

El departamento de reservaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones. El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.

Funciones del Departamento

* Postear los cargos por depósitos de reservas.

* Monitorear la disponibilidad de habitaciones.

* Asistir al personal de recepción en el proceso de checkin / check out cuando sea necesario.

* Prepara la lista de llegadas para recepción.

Proceso de Reservas

El proceso de reserva es aquel por medio del cual, un huésped solicita que se les asegure una habitación para determinada fecha y hora, el huésped cuando llega ya tiene su habitación asignada y segura para el proceso de reserva agiliza la labor de la recepcionista.

En el proceso de reserva se tiene en cuenta las condiciones y necesidades, expresada por el huésped, este proceso es muy completo porque se tiene los datos del huésped, el tipo de habitación, la hora de llegada, la permanencia entre otras que hacen parte del funcionamiento del hotel.

Sistemas de Reservas

El sistema hotelero de sistemas proactivos es un conjunto de programas orientados a la administración de datos de una empresa que proporciona servicios de hospedaje, restaurante y servicios o productos varios.

Estos programas, intercomunicados entre sí, cubren el proceso de hospedaje que van desde la reservación, pasando por la recepción, el registro de consumos dentro del hotel y hasta la emisión de un estado de cuenta y facturación, además de un control de inventarios para almacén.

Sistema Operativo para Reservaciones

Este software para Central de Reservas se ha diseñado para ser integrado en el Programa de Gestión Hotelera, completándolo con una web para que los clientes puedan hacer reservas online. De este modo, la aplicación automatiza diferentes procesos y simplifica funciones al empresario hotelero y a los clientes. Las reservas se hacen así con mucha comodidad en tiempo real.

• Su funcionamiento es muy sencillo: con unos pocos clics sabrá la disponibilidad de plazas, podrá confeccionar un presupuesto para la estancia y hará por internet la reserva.

• Naturalmente, en este programa se puede trabajar desde la propia casa con conexión a internet, prescindiendo de otros intermediarios.

• Los procesos se llevan a cabo por una conexión encriptado con protocolo HTTP, certificada por ips CA. La seguridad, por tanto, es absoluta.

La reserva se hace a través de diferentes páginas que solicitan la información necesaria (número y tipo de habitaciones, número de personas, fechas de llegada y salida, régimen de alojamiento, etc.). A continuación obtendrá el presupuesto del coste de la reserva, que es donde se indicará la forma de pago y se confirmará la reserva. Hecho esto, el sistema nos dará la confirmación, con todos los datos, y el localizador.

Reportes de Reservación

La elaboración (ya sea manual o en la computadora) de reportes ayuda a la operación y promoción del hotel.

Los reportes más comunes son:

 Reservaciones recibidas.

 Pronostico semanal, quincenal, mensual o anual de ocupación.

 Reporte geográfico (estatal, nacional e internacional).

 Reporte de los grupos por llegar.

 Reporte de la ocupación de otros hoteles (comparativo con la propia).

 Reporte de la venta de paquetes y promociones especiales.

 Reservaciones recibidas por el sistema.

 Reporte de fechas abiertas o cerradas.

Funciones del Personal

Gerente de Reservaciones:

* Controla y coordina todas las reservaciones

* Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas

* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el número de habitaciones contratadas en cada categoría.

* Mantiene relaciones cordiales con los suplidores

* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.

* Asegura que la base de datos del centro de cómputos este actualizada

* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día

* Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobre venta y aprovechar la demanda.

Agente de Reservaciones:

* Su principal objetivo es vender habitaciones

*Toma las reservas y las computa.

* Mantiene actualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.

* Elabora los reportes del departamento

* Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.

* Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.

Tipos de Reservas

• Tentativas:

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