Sistemas De Control Por Areas De Responsabilidad

Sistemas de control administrativo

El control administrativo es un proceso en el cual la administración se asegura que los recursos sean conseguidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la misma organización. Es importante ya que las organizaciones siempre pueden superar determinadas etapas para lograr los objetivos fijados además de encontrar sus fallas y corregirlas.

Llevar a cabo el control solamente es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de tal forma que constantemente se estén depurando los errores y reuniendo los aciertos, esto traerá como consecuencia el incremento de utilidades y, consecuentemente el alza del valor de la empresa. Lo más importante al implementar un sistema de control, es el convencimiento del personal, entonces se pueden enunciar las etapas para diseñar e implementar un sistema de control administrativo:

-Establecer la metas y objetivos a los que se quiere llegar.- Implementar un sistema de control administrativo empieza en función a los objetivos establecidos por la administración. En este punto se debe tratar de que los resultados planeados expresen en forma cuantificable la definición de los resultados deseados.

-Establecer los pronósticos que servirán de guía para llegar a los resultados deseados.- Para tener un control administrativo seguro se debe determinar con anticipación los componentes de predicción que a lo largo del proceso de control ayudaran a conseguir los resultados deseados.

-Establecer los componentes de predicción en función del resultado.- Lo que se intenta en este punto es precisar el nivel que se considera admisible ya que con éste se harán las comparaciones. O sea que cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados

-Especificar el flujo de información.- El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo está en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio.

-Evaluación de resultados y aplicación de las correcciones.- Antes de comenzar las acciones correctivas se necesita elaborar un análisis cauteloso de cada componente predictivo para detectar donde están realmente las fallas y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la certeza de la acción correctiva. La elección final y aplicación de la correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades

Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad

La contabilidad por áreas de responsabilidad es una fase de la contabilidad, se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, esto la sitúa como herramienta de la administración, tiene como fin proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas; por lo que resulta ser una verdadera y eficaz ayuda para la administración, cuando hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos y registro se le conoce como contabilidad general o tradicional, pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, buscando identificar lis ingresos y los costos con los niveles y áreas funcionales, se le conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad.

Por lo que la contabilidad se puede utilizar como:

a) Contabilidad financiera (tradicional)

b) Contabilidad administrativa (por áreas de responsabilidad)

Entre las principales ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad se establece que:

-Proporciona la acertada evaluación del trabajo de los ejecutivos de la empresa ya que proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo

- Permite a cada administrador comparar lo presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente ayuda a detectar que actividades o procesos que no son necesarios y por consiguiente deben ser eliminados.

-Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad.

- Ocasiona que se utilice la administración por objetivo o por resultado, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo.

Identificación y evaluación de los centros por áreas de responsabilidad

Todos y cada uno de los centros por áreas de responsabilidad son productivos y a su vez ocupan insumos, se clasifican en función de la dificultad de medir los factores y la relación entre ellos. El control de los centros por áreas de responsabilidad puede hacerse de formas diversas dependiendo, principalmente, del carácter centralizado de la y del sistema informativo disponible (cantidad, calidad y disponibilidad de la información para el control). La evaluación de los centros por áreas de responsabilidad comprende algunas herramientas:

* En los centros de costos: las herramientas que se utilizan para evaluar la actuación de los responsables son: los costos std, los presupuestos y la contabilidad por área de responsabilidad. Por ejemplo la operatoria implica la definición de los std. físicos y luego su traducción en términos monetarios, se elaborará un presupuesto flexible y se separaran las partidas controlables de las no controlables, entonces, establecidos los Std. y el presupuesto, al responsable se le informa a través del sistema de contabilidad por área de responsabilidad de manera que conozca oportunamente sus aciertos o errores.

* En los centros de ingreso: las herramientas son el presupuesto y la contabilidad por áreas de responsabilidad. El procedimiento será fijar el presupuesto de ventas indicando las cantidades preferentes a vender de cada línea, la zona, la composición de la línea, los precios, etc., de tal forma que a través de los informes que genere la contabilidad por área de responsabilidad, se aprecien adecuadamente los aciertos y los errores

* En los centros de gastos discrecionales: las herramientas son el presupuesto y la contabilidad por área de responsabilidad que éstos centros son evaluados por la calidad de servicio que brindan al resto de los centros, no se insiste en cumplir con los presupuestos asignados ya que de nada servirá si el servicio fue proporcionado con mala calidad, en consecuencia, para su valuación se utiliza el presupuesto base cero.

* En los centros de utilidad y centros de inversión: si bien ambos centros son de distinta naturaleza, las herramientas de contabilidad administrativa que se aplican para su valuación son casi iguales: son los costos std, los presupuestos, la contabilidad por área de responsabilidad, la tasa de

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