SISTEMAS DE CONTROL POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCIÓN

La contabilidad por áreas de responsabilidad no es un sistema independiente de contabilidad, sino simplemente una adecuación del sistema contable a las necesidades administrativas de los directivos de la empresa, para proporcionar la información requerida para proporcionar para determinar la responsabilidad de las diferentes áreas de áreas que la integran, en función a la realidad operativa y los presupuestos.

Como consecuencia de la delegación de autoridad por parte de los directivos a los administradores y jefes de departamento en las empresas, responsabiliza a estos últimos sobre el área o departamento a su cargo, haciéndolos participes de los planes de la empresa otorgándoles autoridad suficiente para dirigir las labores del personal a sus órdenes y descargar así esa responsabilidad.

Lo anterior convierte a la contabilidad por áreas de responsabilidad como la conjunción ideal de la contabilidad y de la administración, permitiendo a esta última obtener la mayor ventaja de la información que le proporcione la primera y del auxilio del control presupuestal al alcance de fine específicos.

Con base a lo anterior expuesto, se considera que la contabilidad por áreas de responsabilidad tiene como propósito fundamental, el identificar los presupuestos de operación y los resultados realmente obtenidos en la empresa con los funcionarios responsables de su ejecución, con el fin de localizar fácilmente las áreas, los problemas y personas responsables de las mismas, este sistema auxilia en forma muy importante a los administradores y directivos proporcionado la información requerida para administrar por excepción, y para lograr que los ejecutivos se consideren como parte del cuerpo administrativo de la empresa en que trabajan.

SISTEMA DE CONTROL POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

A. Naturaleza

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple:

Ayuda a planear, a tomar decisiones y a ejercer control administrativo. Se han analizado algunas herramientas que facilitan el control administrativo, como los costos estándar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades, etc. Sin embargo, carecerían de sentido si no existieran sistemas de información contable que las integran, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo. Corresponde a este trabajo el estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y de la forma en que debe utilizarse. La contabilidad por áreas de responsabilidad apoyada en el costeo con base en actividades es un sistema de información que cumple con lo anterior.

Primero analizaremos la importancia de contar con un buen sistema de control administrativo, sus objetivos, las principales etapas para diseñarlo, la naturaleza de la contabilidad por áreas de responsabilidad, la estructura organizacional como premisa para implantar a dicho tipo de contabilidad, el análisis de partidas controlables y no controlables, la asignación de los costos indirectos a las áreas, los informes de actuación de las áreas de responsabilidad financiera, etcétera.

B. Importancia del control administrativo

Hemos comentado que la única estrategia que tienen las empresas mexicanas para sobrevivir y competir ante la apertura comercial es la cultura de la calidad, que implica un compromiso hacia el mejoramiento continuo, que se logra al implementar un sistema de costeo basado en actividades que dará liderazgo en costos y una diferenciación. Ello obliga a las empresas a contar con un sistema de información que permita monitorear los logros en eficiencia y efectividad. Recordemos que cualquier sistema que no se controla, se degenera. Si efectivamente se quiere vivir esa cultura de calidad, es indispensable diseñar un excelente sistema de control administrativo.

Toda organización es perfectible; es decir, siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correcto control administrativo. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

Es errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas; también muestra los aciertos de la administración, con el fin de que se capitalicen en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr una superación constante. Se alcanzara esa superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo. Se ha definido el control administrativo como el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados. En la sociedad mexicana, donde los recursos son escasos y las necesidades múltiples, no se puede concebir una empresa desinteresada en la eficiencia y efectividad.

Cuando las organizaciones se administran sin apoyarse en sistemas de control administrativos, no se tiene información importante (y por ende, el control necesario) para detectar a tiempo las desviaciones y tomar las acciones correctivas con oportunidad.

Debemos recordar que, cuando en las organizaciones los sistemas financieros, humanos, contables, de mercadotecnia, de calidad de producción no controlan su funcionamiento adecuadamente, tienden al caos. De ahí que, para las empresas, el reto de poner en práctica sistemas de control administrativo sea imperioso, especialmente en un panorama en el que la formación de bloques económicos y la competitividad se incrementan.

5.1 TIPOS DE CONTROL

La tabla siguiente muestra los tres sistemas más utilizados para ejercer el control administrativo, que sirven de guía para determinar el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de empresa de que se trate.

Los tres tipos de control pueden ser utilizados por cualquier organización. En la mayoría de los casos, los contadores han empleado el sistema de control después de la acción. Sin embargo, es recomendable ser creativos e introducir en la información contable el control direccional mediante el análisis de sensibilidad, y reducir así la brecha entre los resultados y los objetivos planeados. En esta forma se sustituye el método de control después de la acción por el método direccional.

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