Subsistema administrativo

Subsistema administrativo

La administración es la fuerza primordial para coordinar los recursos humanos y materiales, los administradores son responsables del desempeño organizacional, tanto de los resultados actuales como del potencial futuro.

El desempeño de una organización debe ser evaluado de manera diferente desde los puntos de vista de los participantes, lo que puede significar un buen desempeño para algún área específica de la organización, puede resultar perjudicial o contraproducente para otra. La labor administrativa es asegurarse que la organización se desempeñe bien en todas las dimensiones consideradas relevantes por los implicados; individuos y organizaciones que ofrecen su apoyo a largo plazo. Debemos tomar en consideración que la misma va más allá del desempeño real, incluye asegurar la capacidad de la organización para seguir actuando en el futuro, lo cual implica cambio, innovación y mejoras.

Desempeño se define como el propósito general de esfuerzo organizacional, incluyendo las metas y actividades que contribuyen a lograr la misión global y el mismo debe ser evaluado de manera diferente desde los puntos de vista de los participantes. La labor administrativa es asegurarse que la organización se desempeñe bien en todas las dimensiones consideradas relevantes por los implicados, así como garantizar la capacidad de la organización para seguir actuando en el futuro, lo cual implica cambio, innovación y mejoras.

Funciones de la administración

Los buenos administradores:

• Participan continuamente en la detección de problemas y oportunidades.
• Son capaces de desarrollar prioridades con base en criterios como importancia, urgencia y factibilidad.
• Concentran su atención en los problemas de mayor prioridad.
• Reconocen la importancia de la adaptación e innovación.  
• Son responsables de que el trabajo se haga, de mantener suficiente estabilidad y continuidad para alcanzar los objetivos trazados.

• Fijación de objetivos: Hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas límite para la terminación del trabajo.
• Planeación: Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos, lo cual implica el desarrollo de una estrategia global y políticas generales más programas específicos y procedimientos. Ofrece un medio para enfrentar los cambios en su medio ambiente.
• Integración de recursos: Los recursos son necesarios para ejecutar los planes, y es responsabilidad de la administración integrar los recursos requeridos y vigilar que se utilicen eficientemente. Para cualquier organización u operación hay requerimientos financieros, materiales, humanos y tecnológicos.
• Organización: La labor administrativa incluye el desarrollo y mantenimiento de una estructura para la realización de los planes establecidos y el logro de los objetivos relevantes, asi como también medir el trabajo en componentes sustanciales y luego integrar los resultados.
• Aplicación (implementación): Una vez se tiene la preparación previa para actuar se debe proceder a utilizar el esfuerzo para alcanzar los resultados deseados. La cantidad de esfuerzo implicado en la aplicación e implementación dependerá de la capacidad del administrador para influir en otros, creando un clima dentro del cual las personas se sientan motivadas a actuar bien.
• Control: Es la función administrativa referente a mantener la actividad organizacional dentro de los límites permitidos, de acuerdo con las expectativas. Está muy interrelacionado con, y depende de la planeación. La retroalimentación en esta fase permite identificar la necesidad de nuevos planes o reajuste de los ya existentes.

La vida administrativa

1. Trabajan largas horas
2. Están ocupados.
3. El trabajo es fragmentado, los episodios son breves.
4. Participan en diversas actividades, interactúan con muchas personas y enfrentan una variedad de áreas problema.
5. Pasan la mayor parte de su tiempo dentro de sus propias organizaciones.
6. Pasan la mayor parte su tiempo comunicándose verbalmente.
7. Utilizan muchos contactos, tanto dentro como fuera de la organización.
8. Pasan poco tiempo en la planificación y reflexión.
9. Pasan gran parte de su tiempo obteniendo, interpretando y proporcionando información.
10. No saben cómo gastan su tiempo.

La labor administrativa puede ser analizada en términos de sus exigencias (lo que tiene que hacerse), limitaciones (factores internos o externos que limitan lo que puede hacerse) y opciones (actividades que se puede pero no se deberían hacer) que varían de acuerdo al tipo de organización y al nivel de la posición administrativa.

Roles administrativos: La labor de un administrador puede ser descrita en términos de varios roles o conjuntos organizados de comportamientos que se identifican con una posición. El status y la autoridad formal dan lugar a:

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