UNIDAD CUATRO

UNIDAD CUATRO

DEUDORES

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD

• Identificar e interpretar los diferentes rubros que componen el grupo Deudores.

• Identificar los hechos económicos que originan las diferentes cuentas por cobrar.

• Conocer, interpretar y registrar los diferentes métodos de provisiones.

• Contabilizar y controlar las diferentes transacciones que originan las Cuentas por Cobrar.

COMPETENCIAS

El estudiante estará en capacidad de identificar, registrar y controlar los hechos económicos que originan las diferentes cuentas por cobrar, así como de establecer, cuantificar y contabilizar los montos de las deudas de difícil cobro.

DESARROLLO TEMÁTICO

INTRODUCCIÓN

El Grupo de Deudores está conformado por todas las deudas a favor de la empresa. En la presente unidad se analizarán los diferentes hechos económicos que generan Cuentas por Cobrar. También se identificarán las medidas de Control Interno.

4.1 CONCEPTO GENERAL, CLASIFICACIÒN.

Este grupo de Activos, conocido como la Cartera de la empresa, comprende las obligaciones a cargo de terceros y a favor del ente económico. Representan derechos a reclamar efectivo u otros activos, como consecuencia de préstamos y otros compromisos crediticios.

El Activo Deudores, agrupa todas las cuentas por cobrar de la empresa, como son entre otras:

Cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a socios, Anticipo de Impuestos y Contribuciones, Reclamaciones, Cuentas por cobrar a trabajadores.

4.1.1 CONTROL INTERNO

Con el fin de prevenir posibles fraudes o pérdidas futuras, se hace necesario establecer e implementar diferentes políticas internas, para el manejo y el control de éstas obligaciones.

Las siguientes se pueden considerar como medidas de control interno:

• Informar a los clientes periódicamente sobre el estado de cuenta, como saldos por pagar, intereses, número de facturas por pagar, fechas de vencimiento, etc.

• Verificar en las facturas los precios, referencias y cantidad de artículos facturados y despachados.

• El personal encargado de las ventas y la facturación, debe ser diferente al personal que maneja la Contabilidad.

• Los vendedores no deben ejercer la función de cobradores, para evitar fraudes y malos manejos del efectivo.

• Todo recaudo o cancelación de facturas, o cualquier otro documento, debe estar soportado por un recibo de Caja.

• Antes de expedir Notas Crédito a los clientes por devolución de mercancías, es necesario verificar en qué estado llega la mercancía.

• Personal diferente a los vendedores debe visitar esporádicamente a los clientes, con el fin de verificar procedimientos de cobro, atención y manejo de despachos.

4.2 PROVISIONES

Las empresas, regularmente, adoptan la política de ventas a crédito, con el fin de incrementar sus ingresos operacionales y tener un mayor margen de utilidad. Pero esto conlleva posibles pérdidas de su cartera, por el riesgo que se da al momento de otorgar créditos.

Las ventas a crédito, en ocasiones, producen cuentas que por alguna circunstancia no pueden recuperarse. La Dirección de Impuestos Nacionales reconoce esta pérdida al admitir el aumento de los Gastos Operacionales, por el valor de las cuentas que según la legislación tributaria no son recuperables.

Fiscalmente existen dos métodos, de reconocido valor técnico, para calcular las provisiones de gastos por posibles pérdidas de las deudas de difícil cobro, también conocidas como deudas malas, las cuales se conocen con el nombre de Provisión General de cartera y provisión individual de cartera. Las provisiones para cuentas por cobrar, estiman la porción de Cartera que posiblemente se perderá en un periodo dado, mediante un análisis de vencimientos al final del periodo contable, teniendo en cuenta los criterios y la normatividad del reconocimiento por pérdidas de cuentas, por parte de las autoridades fiscales.

4.2.1 Provisión General, Provisión Individual

El método de provisiones permite registrar Gastos, para posibles pérdidas de Cuentas por cobrar, en la siguiente forma:

Provisión General

Cuentas por cobrar vencidas:

Entre 90 y 180 días un 5%

Entre 181 y 360 días un 10%

Con más de 360 días un 15%

Provisión Individual

33% para cada una de las deudas con más de 360 días de vencidas.

Las empresas tienen libertad de utilizar el método que más les convenga. Regularmente se deciden por aquel que origine la provisión más alta, debido a que entre mayor sea este monto, las utilidades del periodo serán menores, generando beneficios fiscales.

Las provisiones para deudores deben registrarse solo en las cantidades razonables, que con criterio comercial establezca la norma, y que se hayan originado en transacciones productoras de renta. El rubro Provisión de Cartera, se considera una cuenta real de valuación del Activo de naturaleza crédito, por lo tanto, figurará en el Balance General como un menor valor de las Cuentas por cobrar.

4.2.2 Castigo de Cartera

Corresponde a las deudas de difícil cobro que se consideran irrecuperables y se asumen como pérdidas de la empresa, ocasionando un sacrificio económico, en los resultados operacionales del respectivo periodo. Solo procede el castigo de las cuentas por cobrar, cuando se tenga la certeza jurídica o material de la pérdida parcial o total del derecho incorporado o representado.

Ejemplo No. 1

Agrícola Palmar Ltda., efectuó un análisis de vencimientos de su cartera al cierre contable de Diciembre 31 de 2.008, el cual arrojó los siguientes resultados:

• No vencidas $ 5.800.000

• Vencidas entre 1 y 90 días $ 4.000.000

• Vencidas entre 91 y 180 días $ 2.000.000

• Vencidas entre 181 y 360 días $ 2.600.000

• Vencidas con mas de 360 días $ 300.000

En Febrero 20/09 decide trasladar a deudas de difícil cobro, la cartera con más de 180 días de vencida.

En Marzo 10/09 decide castigar la cartera con más de un año de vencida.

La empresa utiliza el método de provisión general.

Se requiere:

• Calcular y contabilizar la provisión a diciembre 31 de 2.008.

• Contabilizar la transacción de febrero 20/09.

• Contabilizar la transacción de marzo 10/09.

Solución:

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