Uso eficaz del tiempo

1.8 Uso eficaz del tiempo.

• Comprender las causas de las exigencias y de las limitaciones. Es esencial saber cómo perciben otros el papel del directivo y qué es lo que esperan. La comprensión de las exigencias y de las limitaciones conlleva inexcusablemente el uso de juicios subjetivos, pero la mayoría de los directivos no dedica el tiempo necesario para recabar suficiente información para formar un juicio fundamentado.  No es posible satisfacer a otras personas si no se sabe que es lo que quieren.
• Ampliar la gama de alternativas. Demasiados directivos se centran exclusivamente en las exigencias y limitaciones, sin prestar la necesaria atención a las oportunidades que también definen el puesto. Es vital dar un paso atrás de vez en cuando para ver el trabajo desde una perspectiva estratégica.
• Definir las metas. El tiempo es un recurso limitado que el directivo tiene que emplear bien si quiere ser eficaz. La clave de la gestión eficaz del tiempo es saber qué es lo que se quiere conseguir. Una persona que tiene sus objetivos y prioridades claras será capaz de identificar las actividades más importantes y planificar el mejor uso posible de su tiempo.
• Analizar el uso real del tiempo. La mayoría de los directivos son incapaces de calcular cuánto tiempo dedican a cada actividad. A este respecto, la mayoría de los manuales de dirección recomiendan que se lleve durante una o dos semanas una especie de cuaderno de bitácora, en el que se registrará cada actividad en bloques con una duración de 15 minutos. Hay que analizar luego estos registros diarios y ponderar la posibilidad de suprimir alguna actividad o combinarla con otra.
• Planificar las actividades diarias y semanales. El primer paso en la planificación de las actividades diarias es preparar una lista de tareas, asignando prioridades a cada actividad. Se puede combinar esta lista de actividades prioritarias con un calendario de las reuniones ineludibles y con una agenda de citas para planificar las actividades del día siguiente. Es más eficiente realizar juntas las tareas similares que estar saltando de un trabajo a otro.
• Evitar las actividades innecesarias. Cuando los directivos se ven superados por las actividades innecesarias, tienden a desatender otras actividades más relevantes para la consecución de objetivos clave. A veces, aceptan las tareas superfluas porque temen ofender a sus subordinados, iguales o jefes, y les falta la confianza y la seguridad necesaria para rechazar sus peticiones. El ensayo y posterior aplicación a la diplomacia a la hora de negarse, es una forma muy práctica de evitar las tareas innecesarias.
• Vencer la postergación. Una causa de la postergación es el miedo al fracaso: las personas buscan excusas para retrasar la realización de una tarea porque les falta confianza. Un remedio para las tareas largas y complejas es dividirlas en partes más pequeñas, cada una más fácil e intimidante.
• Aprovechar las actividades reactivas. Aunque sea conveniente mantener cierto grado de control sobre la forma de emplear el tiempo, el directivo no puede planificar de antemano la forma en que va a emplear cada minuto del día. En este sentido, la naturaleza impredecible del entorno exige que los encuentros casuales, las interrupciones o las reuniones no planificadas iniciadas por otros se consideren no una intromisión en el curso de las actividades preestablecidas, sino como oportunidades de obtener información importante.
• Reservar tiempo para la planificación reflexiva. Los directivos están expuestos a la presión constante de resolver los problemas más inmediatos y de responder a las solicitudes de apoyo, dirección y autorización. Algunos de estos problemas requieren naturalmente de una atención inmediata, pero si el directivo se preocupa en exceso de los problemas diarios, no le quedará tiempo para la planificación reflexiva que le ayudaría a evitar estas situaciones, ni para la planificación contingente que le ayudaría a resolver los problemas ineludibles.

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