Ventajas del manual de Procedimiento

TEMA: Elaboración de Manuales de Procedimientos

OBJETIVO: Analizar y dar a conocer como se elabora un manual de procedimientos en una organización constituida legalmente, con su respectiva definición, estructura, para que sirve y como se realiza este manual además de la importancia que tiene dentro de una organización.

DESARROLLO:

Definición

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Ventajas del manual de Procedimientos:

a) Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b) Auxilian en la inducción al puesto.

c) Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

d) Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

e) Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

f) Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

g) Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.

h) Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

i) Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j) Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

k) Son guías del trabajo a ejecutar.

Estructura

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organización; varía según su ámbito de aplicación y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente:

• Presentación

• Objetivo General

• Identificación e integración de procesos

• Relación de procesos y procedimientos

• Descripción de los procedimientos

o Nombre del procedimiento

o ƒ Objetivo

o ƒ Alcance

o ƒ Referencia

o ƒ Responsabilidades

o ƒ Definiciones

o ƒ Insumos

o ƒ Resultados

o ƒ Interacción con otros procedimientos

o ƒ Políticas

o ƒ Desarrollo

o ƒ Diagramación

o ƒ Medición

o ƒ Formatos e instructivos

• Simbología

• Registro de ediciones

• Distribución

• Validación

1. Presentación

Deberá contener una explicación de los que el documento, cuáles son sus propósitos y a quienes se dirigen, así como su ámbito de aplicación. Por lo general, la presentación no deberá exceder de dos cuartillas y su redacción deberá ser clara y sencilla.

Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a través de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la institución, así como hacer notar el papel que debe desempeñar los servidores públicos en la aplicación del mismo, ya que sin su participación todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrán los resultados deseados.

2. Objetivo general

Se deberá establecer el propósito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qué se pretende lograr con la integración y aplicación del manual de procedimientos.

Para la redacción del objetivo general se recomienda lo siguiente:

a. Iniciar la descripción del objetivo general con un verbo en infinitivo que implique, inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc.

b. Especificar con claridad qué se pretende con la integración del manual de procedimientos, así como las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado.

3. Identificación e interacción de procesos

De conformidad con el principio de que la organización tenga un enfoque basado en procesos, en este apartado se representarán de manera gráfica y en forma general, los procesos clave identificados que formarán parte del manual, así como las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos.

Para este propósito se debe precisar qué es un proceso, cómo se identifica y cómo se representan sus interacciones en un mapa de procesos de alto nivel.

4. Relación de procesos y procedimientos

Una vez identificados los procesos se deberán precisar los procedimientos que se derivan de cada uno de ellos, los cuales serán documentados en el manual de procedimientos.

Para este propósito se deberá establecer el flujo del proceso global de principio a fin, estableciendo los procedimientos que conforman al proceso.

5. Relación de procesos y procedimientos

Proceso:

Integración de manuales de organización: De la solicitud de elaboración o actualización a la entrega del manual de organización publicado.

Procedimientos:

• Asesoría técnica para la elaboración de manuales de organización

• Revisión o dictaminación de proyectos de manuales

• Validación de manuales de organización

• Gestión de publicación de manuales de organización

6. Descripción de los procedimientos

Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razón de dicho documento. La descripción de los procedimientos deberá contener, invariablemente, los aspectos siguientes:

Nombre del procedimiento:

La denominación del procedimiento deberá orientarse por el resultado que se pretende obtener, por lo que es recomendable estructurarla de acuerdo a la sintaxis siguiente:

Sustantivo derivado de un verbo que actúa + Sobre un sujeto u objeto

Objetivo

Se deberá describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento.

La redacción del objetivo debe considerar las mismas condiciones que se especificaron para el objetivo general del manual.

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