RECURSOS HUMANOS: CODIGO DE ETICA

1Objetivo

1.1. Establecer los fundamentos éticos que orientan la gestión empresarial y guían la toma de decisiones de los miembros de la Compañía . (en lo adelante, la Compañía), al relacionarse con otras personas e instituciones en su labor cotidiana.

2Alcance

2.1.  Aplica a todos los empleados de la Compañía, sin importar la modalidad de su contrato (fijos, temporeros, ocasionales).

3Definiciones

1. Asociados o Socios Comerciales: Término utilizado para referirse a la relación de negocios entre dos o más personas o entidades que, de común acuerdo, se obligan a efectuar aportes para aplicarlos al logro de un fin común.  Los acuerdos se consignan en contratos donde se señala el régimen bajo el cual se desarrolla la relación.

1. Bienes de la Compañía:  Son, entre otros, los inmuebles, derechos de uso, servidumbres, equipos y herramientas, materiales, mobiliario, vehículos, sistemas y equipos informáticos, software, datos informáticos, registros, propiedad intelectual, informes y todo tipo de información privada y derecho tangible o intangible registrado o no, lo que incluye comunicaciones registradas o provistas en medios físicos, por la vía telefónica, por el correo de voz, el correo electrónico o medios afines, proyectos, datos de clientes, usuarios, relaciones e informaciones de suplidores, competidores, etc.  

1. Comisiones ilegales: Pagos u otro tipo de compensación que sirve de "gracias" o beneficio extraoficial para la parte receptora que ha ejecutado un servicio comercial.

1. Conflictos de Intereses:  Situaciones donde se confirme que las relaciones, actividades e intereses personales de un empleado tienen alguna vinculación con sus responsabilidades o con cualquier área de negocio donde participe la Compañía, provocando esta situación la pérdida de la objetividad y la lealtad del empleado hacia la Compañía de manera real o potencial.

1. Fondos de la Compañía: Sumas de dinero, documentos o registros que tienen o representan valor financiero; son, entre otros, el dinero en efectivo, los cheques, los vales, las tarjetas de crédito o de débito, las cuentas por cobrar, las cuentas a pagar, los giros postales, el franqueo, las letras, los formularios de afiliación para recibir beneficios, las solicitudes de reembolso, las cotizaciones, los cheques de sueldo, los reintegros por gastos y las facturas.

1. “Joint Venture” o Empresa Conjunta.   Término utilizado para referirse a un acuerdo comercial de inversión conjunta donde dos o más empresas se unen para formar una nueva, regularmente con la intención de comercializar productos y servicios tomando en cuenta prácticas actualizadas de mercadeo.  Términos que se utilizan también para referirse a este tipo de acuerdo comercial son “alianza estratégica” y “alianza comercial”.  

1. Propinas: Comprenden sumas en efectivo que se ofrecen en agradecimiento por recibir servicios específicos.

1. Regalos: Objetos, dinero y servicios entregados sin requerir algo a cambio. El término podría también extenderse a las invitaciones a actividades y eventos como muestras de aprecio entre las personas.  De acuerdo a la sociedad y a la cultura empresarial donde se intercambien regalos, los mismos podrían clasificarse en apropiados e inapropiados.

1. Sistemas informáticos y de comunicaciones de la Compañía.  Engloban a todos los equipos, hardware, software o redes propiedad de la Compañía, proporcionados o usados por la Compañía o a su nombre, donde se almacenan o transmiten datos de voz o de otro tipo. Entre ellos se encuentran los teléfonos, teléfonos celulares e inalámbricos, correo de voz, computadoras, equipos de redes, correspondencia electrónica, faxes, buscapersonas y acceso a Intranet o a lnternet (incluido el acceso por computadoras personales).

1. Sobornos: Pagos u otro tipo de compensación que tienen por finalidad influir en el criterio comercial de la parte receptora (por ejemplo, para adquirir un producto o servicio), o  son poco comunes, poco razonables, superan los límites de la Compañía o se perciben de alguna otra forma como influencia suficiente para tener un efecto sobre el criterio comercial de la parte receptora.

 4Responsabilidades

4.1.      Presidente

Fija los principios éticos y normativas generales que rigen la gestión empresarial.

4.2.          Vicepresidente de Finanzas

A través de la Unidad de Control Interno – SOX, garantiza que se tengan las informaciones requeridas por el Corporativo para el cumplimiento de todos los lineamientos dentro del Sistema de Control Interno de la Compañía.

4.3.      Vicepresidente Recursos Humanos, Administración y Filiales

             Ratifica que las normas, principios y valores éticos contenidos en este  Código y políticas afines sean conocidos y cumplidos por el personal.  

4.3.1.  Director de Recursos Humanos: Administra la Unidad Ética y Conducta Corporativa, responsable de difundir el Código de Ética y de gestionar la Línea y Sistema de Consulta, la cual es la vía de comunicación base para responder las consultas, asesorías y denuncias de los empleados sobre temas éticos y normativos. Igualmente administra las políticas y procedimientos relativos a la correcta aplicación del Código.  

4.3.2. Directores de Legal y Regulatorio: Proveen asesoría para garantizar el uso de estándares comerciales, legales y regulatorios adecuados para la aplicación del Código y todas las políticas y procedimientos relacionados.

4.4.      Director de Protección Integral y Aseguramiento de Ingresos 

             Mantiene mecanismos para asegurar investigaciones efectivas en caso de violaciones al Código, así como la canalización de las mismas a fin de que se apliquen las consecuencias correspondientes en cada caso.

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