Formalidad

ESTRUCTURA: Trata de identificar y conocer cada una de las partes que componen el documento, la disposición de estas partes de forma ordenada refleja un documento estructurado. Se puede observar en una carta, si consideramos bajo este ejemplo la carta como documento estructurado, se podría identificar elementos como: los datos de la persona a quien va dirigido el documento, el asunto que representa de forma resumida el mensaje principal que se desea trasmitir, un cuerpo que amplía la información y brinda mas detalles del asunto y los datos de quien la envía. Todos los anteriores elementos poseen un espacio en el documento que hace que se vea de forma ordenada. Todas estas partes forman la estructura.

CONTENIDO: El contenido se ve representado por la información que contiene el documento. En el caso de un documento digital, el contenido esta en bits

FORMATO: Es como se visualiza el documento. Se centra en la conformación del documento, o codificación de la información, dependiendo del soporte podemos hablar del formato. La información de este componente de los documentos aumenta en detalles cuando se habla de documentos digitales o electrónicos pues ya se entra a considerar muchas características más, el caso del documento digital esta en bits y se puede trasformar en: texto, imagen, imagen en movimiento, sonido etc.

CONTEXTO: Bajo este aspecto se considerara todo lo que rodea el documento e influye en el, es una visión extrínseca para obtener una perspectiva mucho más clara del documento. Bajo el contexto se hablara de: METAINFORMACION; que se reduce a la “información a cerca de la información” se refiriere a información asociada al documento, conocimiento que se refiere a la información misma. RELACIONES ONTOLOGICAS; Para realizar relaciones ontológicas es necesario que se haya indexado la información. Es más fácil comprender este tipo de información si hablamos de LENGUAJES DOCUMENTALES, en herramientas como los tesauros se emplean la relación entre términos para que cuando el usuario esté realizando una búsqueda se encuentre con términos relacionados que le permite navegar entre varias formas de relacionar y de asociar el termino de búsqueda y de esta manera ubicar la información de forma más rápida.

Para cerrar el tema de los componentes de los documentos, es importante tener en cuenta que la mayoría de los documentos no son estructurados, pues según cifras presentadas por el profesor Laureano Felipe Gómez, El 80% de los documentos están bajo esta característica y se habla de los: Email, hojas de trabajo, facturas, derechos de petición etc. El 20% que son los documentos estructurados y se representa en bases de datos.

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