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SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

Se basa en secuencia alfabética

Es directo

Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

SISTEMAS: onomástico, temático, toponímico- geográfico

Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos:

GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes y estas van al inicio.

GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.

GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenado alfabéticamente después de cada guía. los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. con la ultima fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fácil de localizar.

EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.

B.

REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS

(ARCHIVO ALFABÉTICO)

1. REGLA

El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.

EJEMPLOS:

NOMBRE DE PILA: APELLIDOS:

Ernesto Humberto Amaya Cabrera

María Elena Gómez Deras

SE ARCHIVA:

Amaya Cabrera, Ernesto Humberto

Gómez Deras, María Elena

2. REGLA

Si antes del apellido aparece una inicial se toma

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