Monografia

TEMA:

“ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO, CUSTODIA Y SEGURIDAD DEL ÁREA DOCUMENTAL, EN LAS GESTIONES DEL INSTITUTO GEOGRAFICO MILITAR”

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Instituto Geográfico Militar (IGM) del Ecuador es una institución técnica y científica, encargada de la elaboración de la Cartografía Nacional y del archivo de datos geográficos de nuestro país.

A lo largo del tiempo, cada gestión o unidad, ha manejado el archivo individual y empírico, provocando demora en la ubicación de los documentos. Lo que ha generado que cada área secretarial custodie su documentación de acuerdo a sus necesidades.

El archivo de cada dependencia presenta problemas distintos de fondo, ya que cada Asistente Administrativa manipula la información de acuerdo a su criterio personal y requerimientos de la Institución. El problema se presenta cuando hay rotación de secretarias por que la misma va a arreglar el área documental de acuerdo a sus necesidades y conocimientos.

El manejo del área documental en cada Gestión, presenta problemas al no tener un manejo estandarizado en la Institución y en ocasiones se ha perdido o deteriorado algunos documentos.

Por estas razones se ve la necesidad de elaborar un Manual de procedimientos que permita dar un tratamiento adecuado a la información.

La presente investigación tiene el propósito de elaborar e implementar un Manual de procedimientos para el manejo, custodia y seguridad del área documental en las Gestiones del IGM, que permita administrar y conservar los documentos de una manera eficaz, oportuna y segura.

IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

El Instituto Geográfico Militar (IGM), desde el inicio de sus actividades, ha generado una serie de documentos de carácter administrativo que respaldan el trabajo fructífero que ha desempeñado hasta la presente fecha, lo que permite tomar conciencia sobre la importancia del manejo y conservación de la documentación como medios de control y toma de decisiones.

Sin embargo y aunque se está consciente de lo primordial que tiene la documentación que se elabora en los distintos niveles administrativos, se ha podido determinar que no ha sido tratada eficazmente, tomando en cuenta su origen, desarrollo, tratamiento de información, eliminación o conservación permanente.

La falta de un Manual para el manejo, custodia y seguridad del archivo, no permite la aplicación de normas y procedimientos técnicos para la recepción, distribución, entrega y custodia de los documentos, ya que de acuerdo a sus necesidades las Asistentes Administrativas imponen su propia metodología, dando lugar a que su presencia se haga indispensable para encontrar un documento.

Es necesario elaborar un Manual ya que contribuirá a la Institución de una manera considerable y cada área de archivo se manejará de forma estandarizada, proporcionando la base de una comunicación clara y rápida.

Para cumplir con el objetivo de esta investigación, se presentará una propuesta de Elaborar un Manual de procedimientos para el manejo, custodia y seguridad del área documental en las Gestiones del Instituto Geográfico Militar (IGM), el mismo que garantizará que las personas que se encargan permanentemente de la custodia de los documentos, estén capacitados y debidamente autorizados en el manejo de la información, así como también garantice la conservación de los documentos, evitando así su deterioro y pérdida, dando a la información un tratamiento adecuado, en procura de que su manejo sea confiable, eficaz, dinámico, seguro y oportuno.

OBJETIVOS DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Objetivo General.-

 Elaborar un Manual de Procedimientos para el manejo, custodia y seguridad del área documental en las Gestiones del Instituto Geográfico Militar.

Objetivos Específicos.-

 Proporcionar un instrumento técnico administrativo que contenga los principales procedimientos de manejo, seguimiento, custodia y seguridad del archivo a cada área responsable.

 Clasificar, codificar e integrar los expedientes de cada Gestión.

 Estandarizar el manejo del manual en todas las Gestiones de la Institución.

 Capacitar a las Secretarías y personas responsables del manejo del Manual de procedimientos del área documental para que se unifiquen conocimientos y se maneje una sola forma de archivar en todas las Gestiones.

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

Marco Teórico.-

Que, la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública, garantiza y norma el ejercicio del derecho fundamental de las personas a la información conforme a las garantías consagradas en la Constitución de la República, Art. 81, Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, Art. 19, Convención Interamericana sobre Derechos Humanos, Art. 13 y demás instrumentos internacionales vigentes, de los cuales nuestro país es signatario,

Que el Sistema Nacional de Archivos - SINAR, en cumplimiento a la Ley Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública, expidió con el carácter de obligatorio el Instructivo sobre "Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos" publicado en el Registro Oficial No. 67 de 25 de julio de 2005, en el que se dicta normativas para administrar eficientemente la documentación actual y la que se genere en todas las Instituciones del Sector Público y Privado.

Que, el Estatuto

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