Métodos Para La Recogida De Información Para El Análisis De Puesto

Métodos para la recogida de información para el análisis de puesto

Recolección de la información

Los datos necesarios para el análisis de puestos se obtienen de diferentes fuentes y mediante varios métodos. La fuente natural de la información laboral es la persona que ocupa el cargo. En caso de existir varias personas que desempeñen un mismo cargo, se escogerá aquella que tenga el mejor rendimiento laboral. Por razones obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de trabajo.

Por lo anterior, se hace necesario apelar a la otra fuente de información del cargo, que es su supervisor inmediato. Esta persona aunque puede no estar al tanto de algunos detalles de la posición laboral, se considera que debe conocer suficientemente su funcionamiento. En éste caso también se presenta el riesgo de obtener información sesgada por el interés del superior jeratquico de mostrar el cargo como debería ser y no como se está desempeñando en el momento del estudio. La información que se requiere es sobre la forma real como funciona el cargo; es una especie de fotografía del cargo. Solo como resultado de su análisis se le deben introducir las modificaciones requeridas para su mejoramiento.

La información básica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen diversos formatos para realizar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio. En el anexo 3.1 (final del libro) se muestra un ejemplo de cuestionario para ser utilizado experimentalmente.

Cualquiera que sea el diseño del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace más eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y con la disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que se le pueda presentar.

El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el trabajador.

De ésta manera el responsable del estudio obtiene un primer avance de información para ser verificada en búsqueda de las inconsistencias que se puedan presentar.

Cuando se trata de la creación de un cargo nuevo, su análisis será realizado conjuntamente entre el supervisor inmediato y el analista ocupacional, quienes elaborarán una descripción tentativa, para ser completada posteriormente con la intervención de la persona seleccionada para ocupar el cargo.

Un método alterno para buscar la Información laboral requerida es el de la observación directa, que consiste en la inspección presencial que el analista hace del desempeño del cargo. Este medio para recabar datos del trabajo se hace más eficaz si se realiza después de conocer el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intención de aclarar lo que sea necesario.

El tercer método utilizado para recopilar la información necesaria para analizar un cargo, es la entrevista. Generalmente ésta comunicación personal es utilizada por el analista laboral para refinar la información obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A través de una adecuada conversación personal se pueden obtener datos sobre incidentes críticos que ocurren durante el desempeño del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.

Análisis del cargo

Una vez se tiene la información pertinente y suficiente sobre cada una de las ocupaciones laborales de la empresa se procede a analizarla para determinar sus elementos constitutivos:

a) Identificación del cargo

b) Objetivo básico

c) Funciones

d) Relaciones funcionales

e) Responsabilidades

f) Condiciones físicas del ambiente de trabajo

g) Requisitos.

h) Recursos

Veamos en detalle cada uno de los componentes del cargo.

a) Identificación del cargo: la información que identifica suficientemente un cargo incluye el nombre, el área de la empresa a la cual pertenece y la posición del supervisor inmediato.

El nombre del cargo debe ser sencillo pero suficientemente claro como para dar una idea de su naturaleza. En caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el más utilizado en la empresa.

Como ejemplo de identificación de un cargo tenemos:

Nombre del cargo : Conductor local

Área : Mercadeo y ventas

Reporta a: Supervisor de despachos

b) Objetivo básico del cargo: es el resultado esperado de la realización de sus funciones y constituye la razón de existir dentro de la empresa. Representa el aporte que el ocupante del cargo hace a la misión de la institución. Se debe procurar identificar el objetivo básico del cargo en términos de un servicio, producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente, de tal manera que su ocupante entienda claramente cuál es su contribución al funcionamiento eficiente de la institución. Por ejemplo, el objetivo básico del cargo de "conductor local" es el de entregar en forma oportuna los productos de la empresa a sus clientes".

Al describir el propósito fundamental del cargo es necesario excluir las actividades que se deben realizar para cumplirlo, pues de lo contrario se corre el riesgo de encubrir el resultado que se busca. Si el conductor del ejemplo anterior no tiene claro que su propósito fundamental es entregar oportunamente los pedidos de la empresa, puede cargar adecuadamente la mercancía y conducir correctamente el automotor, sin lograr el resultado esperado.

Ocasionalmente un cargo puede tener más de un resultado clave para lograr. En este caso, los objetivos del cargo deben ser expresados después de verificar que los resultados esperados no estén interrelacionados, constituyendo un mismo propósito final. De todas maneras, el objetivo del cargo debe ser concreto y retador.

Cuando el cargo tiene la responsabilidad de supervisar el desempeño de otros puestos de trabajo, su objetivo es la resultante del trabajo de dicho cargo y de sus colaboradores. Como ejemplo, se puede considerar el caso de un director de personal que tiene tres asistentes: a) de reclutamiento y selección, b) entrenamiento y c) servicios al personal. Si el objetivo del mencionado director de personal fuera: "Promover el mejoramiento continuo del desempeño laboral de los integrantes de la Compañía", se espera entonces que éste resultado sea alcanzado con el aporte de los objetivos de sus colaboradores, a saber:

1) Asistente de reclutamiento

...