Análisis del PMBOK

ENFOQUE HOLÍSTICO SISTÉMICO E INTEGRADOR APLICADO AL PMBOK®

Martín A. Collado R. Especialista en Procesos del Ministerio de Educación del Perú

Con el apoyo de la Sección Estudiantil de Dirección de Proyectos SEDIPRO de la Universidad Tecnológica del Perú.

Resumen

El objetivo de la presente investigación es presentar un enfoque holístico e integrador del PMBOK® en su quinta edición, basado en el flujo de los insumos (entradas) y productos (salidas) de los 47 procesos contenidos en las 10 áreas de conocimiento, a fin de que las 2 dimensiones ya conocidas como son la desagregación por grupos de procesos y áreas de conocimiento puedan ser enriquecidas con una nueva visión: la desagregación por insumo-producto.

Este enfoque a su vez representa una nueva herramienta para entender e interiorizar el espíritu del PMBOK® en aquellos profesionales que requieran conocer o entrar más en detalle de cómo están estructurados los procesos, cuáles son sus relaciones y condiciones, enmarcado en una visión integradora de procesos.

La visión está basada en una experiencia propia de interiorización y entendimiento del PMBOK® de la cuarta edición y ha sido sometido a revisión y validaciones por parte de colegas profesionales en dirección de proyectos así como prospectos a PMP, los cuales han manifestado su interés y satisfacción por la forma como este enfoque ha reforzado su entendimiento del PMBOK®. El esquema de la versión actual ha sido ampliado a la quinta edición, a fin de mantener vigencia y servir como herramienta de guía para actuales y nuevas generaciones de PMP.

Dentro de este enfoque se evidencian una serie de subsistemas producto de los flujos de los principales insumos y productos dentro de los procesos que componen el PMBOK® como el Plan de Dirección del Proyecto, el Desempeño del trabajo, los Factores Ambientales de la Empresa y en general todos los que representen entradas y salidas bajo el modelo definido en el PMBOK®

Cada uno de estos insumos-productos y otros adicionales circulan a través de los diversos procesos, conformando flujos e identificando subsistemas con características propias que identifican ciclos de vida subyacentes dentro de los procesos correspondientes, como el ciclo de vida del entregable y otros más que con este nuevo enfoque se clarifican ante el lector del PMBOK®.

El autor de la presente investigación espera que el desarrollo de la herramienta y su perfeccionamiento sirva como derrotero e incentive la investigación para aquellos profesionales en proyectos que requieran ahondar en el estudio del PMBOK® y para aquellos que deseen contar con el conocimiento que permita reducir la incertidumbre en la toma de decisiones a nivel de dirección y equipo de proyecto.

Introducción

La Guía del PMBOK® quinta edición elaborada por el Project Management Institute (PMI) condensa las buenas prácticas de la gestión de proyectos en un conjunto de procesos enfocados desde 2 ópticas: Los grupos de procesos y las áreas de conocimiento. La primera sigue un patrón de procesos según el ciclo de Deming (Planificar, hacer, moniterar y controlar) más los grupos de procesos de inicio y cierre que en conforman en total 5 grupos de procesos: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento / Control y finalmente Cierre. La segunda está más alineada al ámbito organizacional y al conjunto de especialidades y conocimientos desarrollados durante la vida de los proyectos: Gestión de Integración, Alcance, Tiempos, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones e Interesados.

Todos los procesos interactúan entre si y consecuencia de sus relaciones se crean nexos entre ellos que son representados por Entradas (planes, documentación, insumos), salidas (actualizaciones, entregables, productos) y Herramientas y Técnicas (métodos especializados de cada proceso para transformar las entradas en salidas) Hasta el momento el uso del PMBOK® en su quinta edición y las precedentes se han centrado en la lectura de los procesos por medio de los 2 enfoques anteriormente descritos y utilizando las entradas, salidas y herramientas como elementos propios de cada proceso.

El tema de la presente investigación es descubrir un nuevo punto de vista para el estudio y aplicación del PMBOK® a través de elementos existentes en el mismo modelo pero enfocados desde otra perspectiva.

La motivación principal es trasladar a los estudiosos y conocedores de la Guía de Gestión de Proyectos hacia un nuevo plano de investigación, a los directores de proyecto a una nueva herramienta de gestión y a los que se introducen por primera vez en el mundo de la gestión de proyectos a una visión más clara y cercana desde la cual puedan iniciar el conocimiento de las buenas prácticas así como afrontar con mejores argumentos los procesos de certificación.

El tema es relevante ya que muestra las relaciones subyacentes en los procesos del PMBOK® y aclara muchas de las dudas acerca de la aplicación de estas en la dirección de proyectos de las organizaciones en especial en aquellas donde la estructura no es tan propicia para el normal desarrollo de una correcta Dirección de Proyectos basada en buenas prácticas.

El listado de la información a ser analizada se encuentra íntegramente en la misma guía de Proyectos del PMBOK® y los procesos inmersos en la misma y el método de análisis está basado en la diagramación y el enfoque sistémico con una visión integradora para explicar los resultados obtenidos.

El panorama actual para todo aquel que se inicia en el estudio de la gestión de proyectos así como las técnicas respectivas, es tal que requiere interiorizar el conocimiento condensado en un documento de más de 600 páginas, comprender sus aplicaciones y relacionarlas entre sí para luego estructurar sus requerimientos de información de acuerdo a lo comprendido. Muchas veces esto se torna en un esfuerzo cuesta arriba cuando la primera visión no es necesariamente la más familiar como por ejemplo cuando un especialista en calidad tiene como primera visión la gestión de integración y tiene que pasar por el estudio de alcance, tiempos, costos para luego de ver la gestión de calidad recién hallar herramientas con las cuales está acostumbrado. Si adicionamos a esta problemática el hecho de que la lectura correcta del PMBOK® no es necesariamente lineal sino que requiere una serie de lecturas y revisiones de conceptos así como avances y retrocesos en el mismo documento por la forma como se referencian, tenemos un reto al cual todo prospecto a PMP e investigador de la Gestión de Proyecto se enfrentan cada vez que realizan la lectura de la Guía de Buenas Prácticas del PMBOK®

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