ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE TIC

ENSAYO ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE TIC.

La gerencia de proyectos es una disciplina que nos permite crear herramientas, técnicas y metodologías a través del uso de los recursos tecnológicos con el fin de llevar a cabo un objetivo establecido. Para ello se hace necesario organizar y administrar  los recursos con que se cuentan teniendo presente las metas propuestas, el tiempo en que se van a desarrollar las actividades y el costo que representa el proyecto dentro de los parámetros previamente establecidos.

Como todo proyecto debe presentar unas fases de planeación, ejecución, seguimiento y control, lo que nos permite identificar posibles problemas a medida que se avanza y la manera de cómo se pueden resolver durante el desarrollo del mismo.

Durante la fase de planeación se incluyen las áreas de influencia del mismo, denominadas también integración, alcance, tiempo y costos, de lo cual depende el éxito del proyecto.

El plan de gestión de integración es una herramienta que permite tener presente todos los procesos que conllevan a la dirección de un proyecto. Su importancia radica en la unificación, consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes, garantizando a través de ejecución la culminación con éxito del mismo. Este plan contempla:

Acta de constitución del proyecto, corresponde al documento que autoriza el inicio del proyecto.

Enunciado del alcance del proyecto, consiste en definir completamente el proyecto.

Supervisión y control del trabajo, permite adoptar acciones preventivas o correctivas para controlar el rendimiento del proyecto.

Cierre del proyecto, corresponde al proceso de finalización de todas las actividades completadas a lo largo del proyecto y que han sido supervisadas, controladas y gestionadas.

La aplicación de un plan de gestión de la integración en proyectos educativos, nos permite hacer un seguimiento continuo, conocer la responsabilidad de cada uno de sus integrantes, establecer objetivos y criterios claros para obtener un buen producto final y garantizar que se lleven a cabo todas las actividades del proyecto durante su ejecución y culminación.

El plan de gestión de alcance permite definir concretamente el alcance del proyecto. Aquí debemos analizar la información contenida en el acta de constitución del proyecto, donde logremos enlazar el alcance con los objetivos de la empresa y del mismo. Su importancia radica en crear una herramienta denominada Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), que permite organizar y definir el alcance total del proyecto, subdividiendo el trabajo en fracciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, para que  cada nivel pueda ser controlado y adecuado consiguiendo así programar, supervisar, controlar y estimar los costos.

El plan de gestión de alcance en proyectos educativos a través de una buena EDT, nos permite mantener una visión global en la institución Educativa, concentrar esfuerzos que garanticen un buen impacto institucional, y establecer el alcance del proyecto al relacionar estamentos financieros, de planificación, estamentos operativos y de control, y unificando conceptos que permitan crear un paso a paso para la consecución del alcance del mismo.

Para crear un EDT adecuado se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Incluir cada uno de los procesos que hacen parte de una organización.

Definir de manera clara el impacto que generará el proyecto en la organización.

Crear un plan de gestión de alcance del proyecto.

El plan de gestión del tiempo hace referencia a todos los elementos que hacen parte de un proyecto y su importancia en la correcta finalización del mismo. Para ello es necesario establecer un cronograma de actividades y reconocer los factores que determinan el tiempo de ejecución del proyecto. Su importancia se centra es que a través de este plan se puede tener en cuenta que tanto impacto en el cronograma se genera para que desde el inicio del proyecto pueda organizarse un plan de contingencia necesario que pueda resolver cualquier dificultad que se presente durante la ejecución del proyecto.

Este plan de gestión en un proyecto educativo nos permite establecer la duración de cada una de las actividades, recoger información importante de los actores del proyecto dada la importancia de su disponibilidad y sus habilidades en la ejecución de las actividades de acuerdo al tiempo establecido, los perfiles de los integrantes del proyecto, así como las limitaciones en cuanto a los recursos de ejecución del proyecto.

Las actividades a realizar en el cronograma de un proyecto se pueden estimar a través de:

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