Gestion de Proyectos. Planificación

1. LLUVIA DE IDEAS:

• Determinar encargados de supervisión de calidad para cada etapa del proyecto
• Plantear reuniones de coordinación y revisión estatus al inicio de cada semana
• Desarrollar un checklist de estándares para cada entregable y/o producto
• Planificar visitas de inspección en medio del proceso de ejecución de labores civiles y de instalación de redes de TI, sanitarias y eléctricas, así como también en la elaboración de muebles de melamina.
• Plantear un plan de contingencia ante retrasos producidos por incumplimientos en contratos con los proveedores
• Mantener informado al cliente sobre el avance del proyecto, evidenciando la consecución de hitos y haciéndolo participe en las inspecciones, de tal manera que se pueda sondear su satisfacción frente a los productos obtenidos.
• Determinar línea jerárquica para aprobaciones
• Conseguir cotizaciones acordes con el presupuesto asignado por el patrocinador
• Se debería considerar por lo menos 3 propuestas para cada actividad, de tal manera que se pueda ponderar los beneficios de cada una para la toma de decisión.

1. ENTREVISTA / JUICIO DE EXPERTOS:

• ¿Ha participado usted en proyectos de similar naturaleza y magnitud?
• ¿Cuál fue el presupuesto final registrado en el proyecto en mención?
• ¿Qué cambios importantes se registraron en el proyecto en el que participó?
• ¿Cuál fue el impacto de los cambios en cuanto al alcance del proyecto?
• ¿Qué complicaciones tuvo en el proyecto que desarrolló?
• ¿Como resolvió los problemas más relevantes?
• ¿Tiene algún proveedor de sistemas de reconocida calidad y garantía que nos pueda recomendar?
• Según su experiencia, ¿que tramite o que documentación es la más tediosa para la consecución de las licencias de funcionamiento?
• ¿Cuánto tiempo en promedio demoró la obtención de la licencia de funcionamiento?
• ¿Existió algún problema con los funcionarios y/o inspectores de la municipalidad?
• ¿Qué recomendación nos puede dar para optimizar el proceso de supervisión?
• ¿cuán beneficioso cree que sea para el control de la calidad, introducir cláusulas de penalidades a los proveedores y/o contratistas ante posibles retrasos?

1. PLANIFICACIÓN:

• Planificar Gestión de Costos

• Desarrollar el proceso de estimaciones de costos para cada actividad y etapa del proyecto

Se desarrollará el análisis de cada costo por actividad, estimando los precios de sus recursos (mano de obra, herramientas y materiales)

Con la ayuda de asesores externos se analizará los precios del mercado que se pueden manejar para nuestro proyecto, analizando actividades similares en casos exitosos.

• Se realizará el análisis financiero del mercado para cada actividad a desarrollar, de tal manera que se pueda calcular nuestras reservas de contingencia y de gestión, determinando el presupuesto final.
• Se desarrollará un cronograma de desembolsos para asegurar el correcto control del presupuesto otorgado por el sponsor, así como determinar el compromiso del mismo dentro del desarrollo del proyecto.
• Se deberá presentar al equipo del proyecto, de manera semanal y mediante gráficos claros, el estatus de desembolsos y/o gastos del proyecto.

En cada reunión del proyecto se deben presentar los informes financieros del proyecto, de tal manera que cada área pueda evidenciar sus gastos, mejorando su control y previniendo posibles fugas.

• Se desarrollarán contratos para cada servicio contratado, donde se especifiquen claramente el precio del servicio, la forma de pago y los compromisos contables y fiscales de cada parte.

• Planificar Gestión de Alcance

• Según el requerimiento del equipo técnico, se desarrollarán fichas técnicas detalladas para la adquisición de los bienes, tales como las computadoras y equipos de TI, elementos de seguridad (extintores, luces de emergencia, etc.), alarmas, cámaras y elementos complementarios del proyecto.
• Se desarrollará el expediente técnico del proyecto, detallando cada partida con planos y especificaciones técnicas que expliquen claramente el requerimiento a contratar, así como el estándar de calidad requerido.
• Se debe considerar dentro de cada proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios temas de garantías y seguros.
• Se desarrollará y presentará al íntegro del equipo el EDT del proyecto, donde se determinen los entregables y productos por cada actividad o etapa del proyecto.

Con la presentación del EDT, se desarrollará la lista de encargados de la verificación de cada producto, quien se encargará de determinará la conformidad del mismo según el estándar acordado.

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