CASO PRACTICO PLANIFICACION Y GESTION PROYECTOS

NOMBRE ALUMNO: Yesenia Gañan Lopera

CC: 1128459292

ASIGNATURA: PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS.

ACTIVIDAD: CASO PRACTICO A DESARROLLAR

CONTEXTO DEL TEMA

Considere que usted trabaja en una de las empresas de un grupo dedicados a desarrollos estratégicos que aborda temas de alta confidencialidad, por lo que es muy cuidadosa a la hora de contratar servicios externos.

Actualmente esta evaluando una iniciativa de alto interés, por lo que no es proclive a contratar consultoría externa a no ser que sea imprescindible.

En este caso ha contratado a una consultora, perteneciente al mismo grupo, para que desarrolle la planificación de un proyecto cuya viabilidad aún está en estudio.

Actualmente el equipo directivo esta evaluando el informe entregado por la consultora contratada para desarrollar el plan de ejecución de un proyecto y no se siente confortable a la hora de decidir sobre la calidad del mismo, puesto que el tiempo y los recursos requeridos según el plan presentado se desvían de los estimados iniciales previstos por la empresa para esta iniciativa.

Después de dos horas de reunión revisando el plan presentado no se logra el consenso necesario para tomas decisiones respecto a si iniciar la ejecución del proyecto tal como esta planteado, o reformularlo o, en ultimo caso, abandonarlo.

Los principales cuestionamientos suscitados se relacionan con la calidad y completitud del alcance, con que el tiempo total excede las metas establecidas y los histogramas de recursos muestran fluctuaciones bruscas y recurrentes lo que dificultaría la incorporación y desincorporación del personal requerido. Por otra parte, no hay consenso acerca del alcance y tipo de contratos propuestos para la ejecución.

Uno de los directivos participantes hace mención al hecho que de que ninguno de los presentes tiene formación específica en gestión de proyectos y sugiere que sea revisado por algún especialista interno que prepare un informe y arroje luz sobre las principales dudas surgidas en la reunión y que ayude a tomar la decisión. Así queda acordado.

 El presidente de la empresa sabiendo que usted es un profesional competente que está especializándose en diseño, gestión y dirección de proyectos, esta considerando la posibilidad de asignarle la tarea de revisar el plan entregado por la constructora contratada y hacer las recomendaciones pertinentes; Pero antes quiere saber cómo plantearía usted la forma de abordar la tarea.

En concreto le solicita un documento en el que describa, de forma resumida, como abordaría los temas siguientes en caso de ser asignada la tarea.

¿Cómo validaría la calidad del alcance del proyecto, presentando en la estructura desagregada del trabajo EDT?

VALIDACIÓN DEL ALCANCE:

Inicialmente plantearía un análisis de las partes interesadas en el proyecto, que tanta influencia tienen para la empresa, si son clientes actuales de la empresa o si por el contrario es un cliente nuevo para la compañía, si el producto o servicio a prestar es para un tercero o es para la compañía y que tanto impacto este generaría en la empresa.  Adicional a esto todas las áreas y partes interesadas que estarían apoyando la ejecución del proyecto.

En este análisis es importante darle priorización a las partes interesadas más influyentes que afectarían el proyecto, que tanto esperan obtener del proyecto (requerimientos) y sus expectativas respecto al desarrollo del mismo.

Es de suma importancia revisar los requerimientos de las partes priorizadas validando si es posible mantener la calidad de los mismos conforme al análisis entregado por la empresa contratada.

También es importante recopilar los demás requerimientos del proyecto ya sean del negocio, de calidad, soluciones, entre otros. Para así establecer los entregables del negocio y analizar si la definición del alcance es acorde con lo que en realidad esta buscando el proyecto.  Es importante desde este punto de partida analizar los objetivos que se plantean dentro del proyecto, realizar una reunión con las partes interesadas, revisando la priorización de los mismos y si es posible ajustar alguno de los mismos, los que en este caso generan inconvenientes con el análisis propuesto por la empresa consultora. El tiempo de ejecución y los recursos.

Partiendo desde estos requerimientos que deberían estar claros por la empresa consultora, analizamos la validación del alcance mediante una EDT en forma de estructura de árbol en una representación jerárquica para la cual consideraría los siguientes aspectos.

Una línea inicial partiendo desde el producto o servicio objetivo del proyecto.

La segunda línea la basaría en base al ciclo de vida del proyecto.

La tercera línea estaría compuesta por las tareas básicas para dar cumplimiento al proyecto

La cuarta línea y demás que puedan surgir en la desagregación dependiendo de la tarea a llevar a cabo estará compuesta por las subtareas y/o actividades necesarias para dar conclusión con los entregables del proyecto.

¿Qué análisis haría con el objeto de proponer una aceleración del cronograma del proyecto y acortar el tiempo de ejecución para lograr la meta establecida?

ACELERACIÓN DEL CRONOGRAMA:

Para la gestión del cronograma realizaría el análisis de los siguientes procesos.

Planificar la gestión del cronograma: Analizar a fondo si las políticas, procedimiento y documentos son los indicados para la planificación, desarrollo y ejecución del cronograma.

Definir las actividades necesarias para la ejecución del proyecto. Este es un aspecto fundamental si la solución para los inconvenientes seria la aceleración del cronograma. Ya que dependemos de las actividades propuestas por la empresa consultora para reducir los tiempos estimados en cada actividad, es decir podemos tener actividades puntuales dentro del proyecto que quizás no merezcan tanta dedicación de tiempo o se puedan ejecutar en otro orden de ahí parte nuestro tercer análisis.

Secuencia de actividades, es fundamental darle un orden lógico a cada actividad, evaluar si la organización sugerida por la consultora esta tendiendo en cuenta la importancia de realizar un orden lógico con la finalidad de reducir tiempos muertos que puedan darse durante el proyecto y así poder aprovechar estos espacios para implementar otras actividades. Me explico si por ejemplo tenemos el desarrollo de una obra de infraestructura sabemos que las partes mas importantes son el suelo y el techo, ya que si no contamos con estructura superficial no se podrán llevar a cabo las demás labores en caso de tener inconvenientes climáticos.

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