FACES DE UNA AUDITORIA

1. INICIO DE LA AUDITORIA

1.1. Análisis General - Preauditoría

Consiste en efectuar un "Análisis General" de la entidad a auditar, de tal forma que el equipo de auditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos, funcionamiento, otros aspectos al interior de la misma y de su entorno.

Para obtener un adecuado entendimiento de la entidad a auditar, es importante considerar los aspectos siguientes:

- MARCO JURÍDICO EXTERNO.

El análisis del aspecto jurídico externo de la entidad, comprende toda la base legal sobre la cual se fundamenta la existencia de la misma, regulando su ámbito de acción y sus relaciones con otras entidades.

- NORMATIVIDAD INTERNA

La constituye toda la documentación interna generada por la entidad, tales como: Reglamentos, Acuerdos de Concejo, de Juntas Directivas, del Titular de la entidad, Actas de Comités, Resoluciones, Instructivos, etc.

- ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL

La Arquitectura Organizacional, se concibe como el modelo de gerencia adoptado por cada entidad, para el desarrollo de sus funciones, en concordancia con los fines institucionales establecidos; la cual está constituida por los siguientes componentes:

1. IDEAS RECTORAS (VISION, MISIÓN, PRINCIPIOS Y/O VALORES).

a) VISIÓN

Consiste en desarrollar un sentido del destino que la entidad reconozca como propio y ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para su logro.

b) MISIÓN

Representa la razón fundamental para la existencia de la entidad. Se le conoce también con el nombre de propósito.

c) PRINCIPIOS Y/O VALORES

Describen el modo en que la entidad se propone operar día a día para alcanzar su visión. Son pautas de conducta recíproca, apreciación de los usuarios, la comunidad y proveedores / suministrantes, los límites que se imponen.

2. OBJETIVOS Y METAS

Son los fines hacía los cuales se dirige una actividad. Representan el fin hacía el que se encamina la entidad.

3. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

Consiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la población, usuarios, etc., en forma directa o indirecta.

4. TEORIA, METODOS Y HERRAMIENTAS

Involucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes fases del proceso administrativo, las cuales están contenidas en: Planes de desarrollo y/o Estratégicos, Planes Operativos, Estudio del Entorno, Programas y/o Proyectos claves, Estructura Organizacional, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos, Manuales Técnicos, etc.

5. MEJORAS TECNOLÓGICAS U OPERATIVAS

Consisten en aquellos cambios metodológicos, técnicos y tecnológicos, orientados a dinamizar los procesos y controles establecidos por la entidad.

6. ESTRUCTURA FINANCIERA

Se refiere al estudio y análisis de los Informes de Liquidación Presupuestaria, Presupuestos, Estados Financieros, Cartera de Cuentas Corrientes, Costos de Operación, etc.

7. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Describe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta, que entre otros podrían ser: Producción, comercio, industria, servicios públicos, etc.

8. CONCLUSIÓN DE LA ETAPA DE ANÁLISIS GENERAL

En conclusión el análisis general requiere de una concentración de esfuerzo en el conocimiento y comprensión a través del estudio y análisis de la información y documentación solicitada a la entidad y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que deberá elaborarse narrativas que describan una síntesis de cada uno de ellos.

Este conocimiento se amplía con la utilización de entrevistas y/o cuestionarios.

Después de efectuar el análisis de los aspectos señalados, cada uno de los auditores responsables de los temas asignados, hará una presentación a los demás miembros del equipo con el fin de que todos tengan conocimiento de la entidad; siendo el Jefe del equipo quien consolidará la información presentada de la manera siguiente:

• Rol y posición de la entidad auditada.

• Objetivos de la entidad.

• Funciones desarrolladas.

• Estructura Organizativa.

• Recurso humano con que cuenta y sus costos.

• Presupuesto Financiero, detallando sus fuentes y usos.

• Conocimiento del Entorno: Describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta.

• Identificación de Líneas de Examen Preliminar.

Finalmente se elaborará un informe el cual se denominará Plan de Examen Preliminar y deberá de contener el siguiente esquema:

• Introducción

• Análisis General de la Entidad

• Identificación de Líneas de Examen Preliminar (LEPA'S)

• Identificación de Fuentes de Criterio

• Identificación de Criterios Generales de Auditoría

• Planificación del Examen Preliminar

• Lista de Proyectos

• Objetivos

• LEPA'S del Proyecto

• Cronograma de Actividades

• Anexos

1.2. Objetivos de la Auditoria

La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente. El alcance es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la auditoría.

Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria.

Los siguientes son ejemplos de objetivos típicos:

a) Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del auditado.

b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido apropiadamente.

c) Identificar las áreas de mejora potencial.

d) Evaluar el SGC de una organización cuando existe un deseo de establecer una relación contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarial.

Una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados.

La auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que:

• Existe información suficiente y apropiada

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