FUNDAMENTOS DE SISTEMAS

Capítulo 1 LOS SISTEMAS DE INFORMACION

1.8 Caso de estudio

La compañía Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa tamaño mediana, que hasta antes de 1990 no contaba con tecnologías de información de apoyo a sus procesos organizacionales. En 1990 la dirección general comenzó a analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existían muchas actividades que debían realizarse varias veces debido a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no era uniformemente distribuida en toda la organización. Los ejecutivos se percataron de esta situación y llegaron a la conclusión de que era necesario invertir en sistemas de información computarizados. En 1993 la empresa tomo la decisión de implantar un sistema de información, para lo cual se formó un comité que evaluaría la mejor alternativa de adquisición. Concluido este proceso se optó por contratar a una casa especializada en software, quien se daría a la tarea de hacer un “traje a la medida”. El equipo de cómputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general solo se lo empleaba como procesador de palabras. Cabe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubo una completa integración y cooperación entre la casa de software, y los distintos departamentos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solución a la que se llego fue una red Novell y una serie de módulos desarrollados en Fox Pro para DOS. Los módulos que se establecieron fueron ventas, embarques, cuentas por cobrar, producción, control de calidad, compras, inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventario de Una vez llena la orden, era enviada al proveedor para que este la surtiese.

Almacén recibía el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancías en un formato pre impreso y foliado. En dicho formato el almacenista escribía el nombre del proveedor, la cantidad recibida de material, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La sección de costos de este departamento revisaba las formas recibidas y hacia una evaluación de los costos de cada uno de los materiales. De aquí se enviaba la relación al área de cuentas por pagar, en donde se hacía una programación semanal para tesorería.

Finalmente, esta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisión de cheques.

Como resultado de la automatización de procesos, la empresa ha cambiado drásticamente su forma de trabajar. En la actualidad el departamento de compras recibe en forma automática las requisiciones (orden de compra) de parte de almacén, cuando el material ha llegado a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de inventarios se registra que cuenta contable afectara cada uno de los materiales que se adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efectúa la cotización de materiales, captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago, y luego la envía al proveedor que suministrara los materiales. El proveedor hace su entrega en el almacén, en donde se verifica lo que se va a entregar contra la orden que tiene en el sistema, luego de lo cual se firma de recibido y revisado y envía a contabilidad la papelería. La sección de costos de contabilidad solo verifica que almacén haya firmado, pues los datos de control ya están en el sistema. Cuentas por pagar únicamente programa la factura para ser pagada en su fecha de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema, y efectúa el asiento contable. Finalmente tesorería únicamente imprime los cheques de acuerdo con el programa de pagos definido por

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