GUÍA TÉCNICA GTC

GUÍA TÉCNICA        GTC

COLOMBIANA        185

2009-09-30[pic 1]

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

E:        ORGANIZATIONAL DOUMENTATION[pic 2]

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organizacionales; estilo y presentación - documentos; generación de documentación.[pic 4]

I.C.S.: 01.140.20

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Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

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Prohibida su reproducción        Editada 2009-09-30

PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general.

La GTC 185 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

Esta guía está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guía a través de su participación en el Comité Técnico 188 Documentación comercial.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CADES

CENDAP CESDE

FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DEL ÁREA ANDINA

FUNDACIÓN        UNIVERSITARIA PANAMERICANA

GRUPO RECORDAR

INAP LIDERANDO

SENA - MEDELLÍN SIKA COLOMBIA S.A.

UNIVERSIDAD        COLEGIO        MAYOR        DE CUNDINAMARCA

UNIVERSIDAD EAN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas:

A&L ASESORÍA E. AHA

ALCALDÍA DE GUADALUPE

ARCHIVO HISTÓRICO DE ANTIOQUIA COLEGIO        "NIDYA        QUINTERO        DE TURBAY"

CONTRATISTA MUNICIPIO SABANETA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO DE        LA        CIENCIA        Y        LA        TECNOLOGÍA

-CODECITEC- DURESPO S.A. EPM

ESAP

IDEA

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA, IDEA

LITO LTDA.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO SENA

TRADUCÓMPUTO UNIBÁN

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD EAFIT

UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

CONTENIDO

Página 0.        INTRODUCCIÓN        1

1. OBJETO        1

2. REFERENCIAS NORMATIVAS        2

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES        2

4. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES        6

1. ZONAS        6

2. MÁRGENES        7

3. ESTILOS        7

4. FUENTE        8

5. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL        8

1. CARTAS        11

1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN        11

2. UTILIZACIÓN DE LA CARTA        11

3. CLASES DE CARTAS U OFICIOS        12

4. PARTES DE LA CARTA        12

1. MEMORANDOS        22

1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN        22

2. UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO        22

Página 6.3        PARTES        23

1. CIRCULARES        29

1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN        29
2. CLASES DE CIRCULARES        29
3. PARTES        29

1. ACTAS        36

1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN        36
2. UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS        36
3. CLASES DE ACTAS        36
4. PARTES        37

1. INFORMES        45

1. CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN        45
2. UTILIZACIÓN DEL INFORME        45
3. CLASES DE INFORMES        46

1. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS        61

1. CERTIFICADOS        61
2. CONSTANCIAS        61
3. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN        61
4. PARTES        62

1. HOJA DE VIDA CORPORATIVA        66

1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN        66

Página 11.2        PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA        66

1. SOBRES COMERCIALES        67

1. CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN        67

2. CLASES DE SOBRES        68

3. UTILIZACIÓN        68

4. MODELOS        68

5. ZONAS        69

6. PARTES        69

7. EJEMPLOS        70

1. MENSAJES ELECTRÓNICOS        73

1. CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN        73

2. PARTES        73

3. RECOMENDACIONES        74

1. TARJETAS PROTOCOLARIAS        75

1. CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN        76

ANEXOS

ANEXO A (Informativo)        79

ANEXO B (Informativo)

SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSIÓN

Y CONSERVACIÓN        86

ANEXO C (Informativo)

BIBLIOGRAFÍA        88

Página

FIGURAS

Figura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo        16

Figura 2. Ejemplo de distribución de carta estilo bloque extremo        17

Figura 3. Esquema de carta estilo bloque        18

Figura 4. Ejemplo de distribución de carta estilo bloque        19

Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangría        20

Figura 6. Ejemplo de distribución de carta estilo semibloque con sangría        21

Figura 7. Esquema de zonas disponibles para modelo de memorando

estilo bloque extremo        25

Figura 8. Ejemplo de distribución de memorando bloque extremo        26

Figura 9. Esquema de memorando estilo bloque        27

Figura 10. Ejemplo de distribución de memorando estilo bloque        28

Figura 11. Esquema de zonas disponibles para circular estilo bloque extremo        32

Figura 12. Ejemplo de distribución de circular bloque extremo        33

Figura 13. Esquema circular estilo bloque        34

Figura 14. Ejemplo circular estilo bloque        35

Figura 15. Esquema distribución acta        42

Figura 16. Ejemplo de acta administrativa        43

Figura 17. Esquema (páginas 1 y 3) de resumen ejecutivo        50

Figura 18. Ejemplo de distribución de resumen ejecutivo        52

Figura 19. Esquema de informe corto        58

Figura 20. Esquemas informes administrativos corto y extenso        59

Figura 21. Ejemplo de portada, de libre distribución, sin aglomerar        60

Figura 22. Distribución de constancia estilo bloque extremo        64

Página Figura 23. Distribución de certificado en estilo bloque        65

Figura 24. Distribución de zonas en el sobre        69

Figura 25. Ejemplo de distribución de los datos del sobre en tercios        73

Figura 26. Ejemplo de correo electrónico        75

Figura 27. Ejemplo de tarjeta de invitación        77

Figura 28. Ejemplo de tarjeta de felicitación        78

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

1. INTRODUCCIÓN

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad.

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