Gestion de archivo

Modelo de requisitos para la gestion  de documentos electronicos de archivo

el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo consiste en la utilización de las tecnologías de la información y comunicación para facilitar el manejo organización y preservación de documentación producida y recibida por la entidad con esto se logra la reducción en los tiempos de consulta y ejecución de tareas de archivo ya que facilita la búsqueda recuperación y acceso a la información pero también garantiza el aseguramiento de la información a través de estrategias de preservación en un marco de seguridad.

En el documento nos están dando los requisitos que implican cumplir el sistema de gestión de documentos electrónicos, de esta manera engloban un alcance de la gestión de documentos desde que se producen o reciben hasta su disposición final; es decir, integrando el ciclo vital de los documentos y los procesos que  conforman la gestión documental.

El ciclo vital de los documentos son:

Archivo gestión

Archivo central

Archivo historico

Los procesos de gestión documental son:

Planeacion

Producción

Gestión y tramite

Organización

Transferencia

Disposición

Preservacion a largo plazo

Valoración

El envío de la comunicación al destinatario podrá realizarse de las siguientes maneras

Allí se desplegará un formulario para que el gestor de la comunicación diligencie los datos del destinatario o se carguen los datos del destinatario diligenciados por el radicador , y se realice el respectivo envío de la comunicación oficial, esta opción aplica cuándo la respuesta deba ser remitida por correo electrónico. En este caso desde la dependencia se remitirá al correo contacto@archivogeneral.

 Aplica solo para caso físico y correo electrónico certificado en el caso en el cual la entidad cuente con el servicio.

Gestión Documental. Posterior al cargue del correo electrónico en formato *. Eml el sistema automáticamente cambia el estado de la comunicación. Posterior al cargue del comprobante de entrega de la comunicación en físico por parte del Grupo de Archivo y Gestión Documental, el sistema automáticamente cambia el estado de la comunicación.

Se habilitará el listado de las comunicaciones que se tienen por usuario, esto dependiendo del tipo de perfil. Se podrán relacionar varias comunicaciones entre sí, esto con el objetivo de dar gestión cuando una comunicación de salida tiene varias solicitudes de entrada. El sistema debe generar alertas en torno a los tiempos de respuesta de las comunicaciones oficiales .

Organización Documental

El software debe garantizar que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantendrán los criterios de tiempos de retención y de disposición final de la versión correspondiente.

Para la exportación

El software debe permitir a usuarios autorizados la selección y uso de las diferentes versiones de la Tabla de Retención Documental.

El software permita la edición de documentos y se tenga control

 El software creará los expedientes con una identificación única.

La creación de los expedientes podrá realizarse de la siguiente manera

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