Plan De Contingencia

Plan de Contingencia

¿Qué es un plan de contingencia?

Es un programa de procedimientos alternativos a la forma de operar "normal" de su empresa. Esta herramienta le ayudará a que los procesos críticos de su empresa u organización continúen funcionando a pesar de una posible falla en los sistemas computarizados derivados del problema informático Año 2000.

El plan de contingencia es parte integral de un proyecto de conversión año 2000, no lo sustituye. La contingencia sólo es aplicable, por su propia naturaleza, por un periodo de tiempo corto y bajo condiciones de emergencia.

El que su organización tenga un plan de contingencia no afecta su reputación o la de su equipo de trabajo abocado a las tareas de conversión con miras al año 2000. Al contrario, la adopción de un plan de contingencia significa que su organización es previsora y que se está cubriendo ante cualquier eventualidad informática que conlleve la llegada del año 2000.

El plan de contingencia es, por tanto, parte integral de un proyecto Y2K, ya que un proyecto de conversión informática año 2000 no estará completo si carece de dicho plan.

• La decisión de elaborar un plan de contingencia debe partir de este nivel directivo ya que está en juego la supervivencia de la propia empresa u organización.

¿Por qué es necesario desarrollar el plan de contingencia?

Un proyecto de conversión informática le ayuda a administrar el riesgo asociado a la llegada del año 2000. En la medida que tenga un mejor proyecto Y2K, Ud. minimiza el riesgo. Sin embargo ni aún el mejor proyecto Y2K posible, elimina totalmente el riesgo relacionado con la llegada del año 2000, debido a que el problema informático implica:

a. Un gran número de impactos que no pueden ser conocidos con anticipación

b. Muchos de esos impactos caen fuera del control en su empresa u organización

¿En qué casos se requiere aplicar un plan de contingencia?

Si falla alguno de sus sistemas críticos y/o

Si se contamina alguno de sus sistemas críticos con información no compatible proveniente del exterior y/o

Si falla algún sistema de telecomunicaciones o enlace y/o

Si falla alguno de sus proveedores informático clave y/o

Si falla alguno de sus otros proveedores clave y/o

Si falla alguno de sus clientes clave y/o

Si falla algún servicio básico y/o

Si se presentan fallas encadenadas y generalizadas.

Es decir, en todos los casos que se requiera un proyecto Y2K, pero tendrá mayor prioridad su desarrollo si:

• Su empresa u organización tiene sistemas y/o equipos críticos automatizados no compatibles con el año 2000 y aún no cuenta con un proyecto de conversión Y2K, se recomienda desarrollar un plan de contingencia a la par que inicie su proyecto Y2K, ya que en este caso es muy probable que no tenga tiempo suficiente para concluir a tiempo la conversión de dichas tareas básicas antes del 2000.

• Ya cuenta con un proyecto Y2K, pero visualiza que sus sistemas y/o equipos críticos no estarán convertidos para cuando llegue el año 2000

• Ya concluyó su proyecto año 2000 o está plenamente seguro de que su proyecto año 2000 estará listo para antes de que arribe dicho año, pero no está seguro de que sus principales clientes y proveedores tengan convertidos a tiempo sus respectivos sistemas o equipos

¿Cómo puedo hacerlo?

La siguiente guía le orienta en cómo elaborar un plan de contingencia. Esta consiste en dos partes cada una con varios pasos los cuales deben adecuarse al caso específico de su empresa u organización.

I. Desarrollo y pruebas:

Paso 1.- Identificación del problema

Paso 2.- Preparación del plan

Paso 3.- Pruebas y afinación del programa

II. Puesta en práctica

Paso 1.- Ejecución en tiempo real

Paso 2.- Retorno a las actividades normales

A continuación se detallan las tareas a seguir:

I. Desarrollo y pruebas

Paso 1.- Identificación del problema

Tome conciencia

La autorización de desarrollar el plan debe darse al más alto nivel de su empresa u organización

Debe ser coordinado por las personas idóneas

2. Jerarquice prioridades

• Detectados todos los procesos críticos y los sistemas y equipos automatizados de su organización que los apoyan, incluyendo las interconexiones con sus principales proveedores y clientes, clasifique las tareas críticas en dos categorías:

a. Aquéllas que NO estarán listas para cuando llegue el año 2000 y

b. Aquéllas que se prevé estarán listas para cuando llegue el año 2000.

• Revise e identifique el impacto de la infraestructura sobre las tareas críticas de la organización. En particular, ponga atención a lo siguiente:

o fuentes de energía

o comunicaciones

o abasto de insumos

o transporte

o sistemas de seguridad

o clima artificial

3. Efectúe un análisis de impacto

• Realice un análisis sobre el impacto en su organización ante las fallas previsibles y eventuales en las tareas críticas de su empresa.

• En el análisis ponga especial atención a:

o Sus conexiones con los principales clientes y proveedores

o El resguardo de vidas

o La protección de la propiedad

o El medio ambiente

• Cuantifique el impacto en términos económicos y use dicho monto como punto de referencia para seleccionar el plan de contingencia..

4. Identifique alternativas de solución

• Considere al menos tres opciones ante la eventual y/o previsible falla de sistemas, equipos e infraestructura que apoyan procesos críticos y automatizados. Para ello puede considerar, entre otros:

o Implantar procedimientos manuales

o Contratar las tareas críticas con terceros

o Diferir la tarea crítica por un tiempo determinado

o Otros que aseguren la viabilidad de su empresa.

Paso 2.- Preparación del plan

Prepare el plan de contingencia

Seleccione el plan más adecuado para su organización,

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