Proceso de planificación de acción de una empresa

DESCRIPCIÓN GENERAL

Esta herramienta proporciona un modelo para llevar a cabo el proceso de planificación de acción de una empresa. Conduce al usuario a través de un formato básico de planificación de acción, paso por paso, cubriendo todos los elementos básicos. Siguiendo este formato, cualquier proyecto u organización podrá preparar un plan de acción en el contexto de un marco de planificación estratégica. La herramienta se amplía en la pequeña introducción de la herramienta Descripción general de planificación.

Introducción

¿Quién debería usarlo y cuándo?

Bienvenido a esta herramienta, ampliación de una pequeña introducción para la planificación de acción de la herramienta Descripción general de planificación.

¿Por qué conviene tener una herramienta detallada sobre planificación de acción?

La planificación de acción es la que te guía en tu trabajo diario. Sin un marco estratégico no sabes a dónde vas ni por qué. Y por lo tanto, tampoco importa como has llegado allí. Pero sin un plan de acción lo más probable es que el plan estratégico se quede en un sueño y nunca seas capaz de realizarlo. Esta herramienta está diseñada para ayudarte a realizar una planificación detallada y útil que te llevará a través de un proceso que se podrá realizar en una organización o proyecto.

La herramienta de Descripción general de planificación te ayudará a ver cómo encaja la planificación de acción en el proceso total de planificación y a prepararte para ella. La herramienta sobre Seguimiento y evaluación te ayudará a ampliar el proceso de seguimiento y evaluación una vez que hayas llevado a cabo las actividades. Una buena planificación de acción dentro de un marco estratégico claro ayuda a que el impacto en tu organización o proyecto sea importante.

¿Quién debería usar esta herramienta?

Esta herramienta es para aquellos que tienen poca experiencia en la planificación o en la planificación de acción. Quizás todavía no has dirigido una organización, proyecto o departamento, o quizás aún no hayas formado parte del proceso de planificación. Nuestra experiencia nos ha mostrado que muchas organizaciones y proyectos son muy buenos en la planificación de acción; una vez que saben lo que tienen que hacer pueden realizar el plan para llevarlo a cabo. Los problemas surgen cuando esta planificación no se encuentra dentro de un marco estratégico y la organización o proyecto sigue con su tarea sin pensar estratégicamente. Para aquellos de vosotros que no están seguros sobre cómo planear las actividades u os sentís inseguros a la hora de «hacerlo bien», esta herramienta podría ser útil.

¿Cuándo será útil esta herramienta?

 Cuando necesites realizar un plan de forma operativa basándote en un proceso de planificación estratégica, y distinguir entre planificación estratégica y planificación de acción u funcional.

 Cuando necesites ideas para ayudar a desarrollar un proceso de planificación de acción.

 Cuando estés preparado para trasladar una organización o proyecto de la fase de planificación estratégica a la fase funcional.

 Cuando sientas que necesitas considerar tu plan funcional porque, por ejemplo, has cambiado tu estrategia.

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PRINCIPIOS BÁSICOS

¿Qué es la planificación de acción?

Es el proceso que guía las actividades diarias de una organización o proyecto y determina sus necesidades, cuándo deben realizarse, quién debe hacerlas y qué recursos o aportaciones se necesitan. Corresponde al proceso de poner en práctica los objetivos estratégicos; por eso, también se llama planificación funcional. Cuando se presenta un plan de acción o un plan funcional como la base para una propuesta de recaudación de fondos o para la petición de un préstamo o para que otros compren, en un proceso o proyecto se suele hablar de «planes de negocios» (ver apartado posterior a esta herramienta, Del plan de acción al plan de negocios)

La mayoría de los planes de acción consisten en los siguientes elementos:

 Una declaración de lo que se debe lograr (la producción o los resultados que surgen del proceso de planificación estratégica).

 Una explicación detallada de los pasos a seguir para lograr este objetivo.

 Algún tipo de horario para fijar cuándo se tiene que realizar y cuánto tiempo es necesario (cuándo).

 Una aclaración de quién será el responsable de asegurarse de que se complete correctamente cada paso (quién);

 Una aclaración de las aportaciones/recursos necesarios.

Todo esto se volverá a tratar en Planificación de actividades paso por paso. Si sigues un proceso de planificación de acción, entonces necesitas un plan práctico para poder recurrir y llevar a cabo los pasos necesarios para lograr tus objetivos y contribuir a largo plazo.

PRODUCCIÓN

La producción es aquello que muestra que las actividades se han realizado con éxito. Son los resultados de las actividades. Por ejemplo, si un activista organiza una jornada de puertas abiertas para instituciones terciarias en tu zona, entonces la producción sería tener «una jornada de puertas abiertas bien atendido». La producción es el qué/aquello que resulta de las actividades si un área resultante tiene que lograrse y el plan estratégico tiene que tener éxito. Todas las producciones juntas deben conducir al logro de las áreas resultantes clave, como por ejemplo, profesores más cualificados.

Las áreas resultantes clave de tu plan estratégico son los objetivos de tu planificación de acción. Resulta útil resumir la producción esperada en el período que has planeado en un «resumen de producción». Esto te proporciona una lista de control de progresos rápida, o lo que es lo mismo, un conjunto de indicadores sobre los que evaluar la pregunta: «¿estamos realizando las actividades planificadas y se están produciendo los resultados que anticipamos?». Asimismo, proporciona una buena base para los informes de progreso para los donantes.

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Cuando preparas tu plan de acción, puede ser útil desarrollar un plan de recursos humanos. Esto es un resumen de lo que vas a necesitar en términos de recursos humanos para llevar a cabo las actividades. En este plan puedes incluir:

 Necesidades de personal ya tratadas, personal adicional o apoyo

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