Sistemas Contable Automatizados

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL

“RODOLFO LOERO ARISMENDI”

EXTENCION PORLAMAR

4 NT

SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

INTEGRANTES:

Yulitza Sánchez C.I: 16.627.023

Daniela Pardo C.I:18.324.233

Leydis Passantino C.I:17.243.340

Alexander Cardona C.I: 17.654.273

Porlamar, Octubre 2012

INTRODUCCIÓN

Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Automatizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

LOS SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

Son los programas de contabilidad o paquetes contables, que son destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios. Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la organización o puede ser adquirido a través de un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas.

ORIGEN DE LOS SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las últimas cuatro décadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.

La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

Un sistema automatizado consta de dos partes principales:

- Parte Operativa. Es la parte que actúa directamente sobre la máquina. Son los elementos que hacen que la máquina se mueva y realice la operación deseada. Los elementos que forman la parte operativa son los accionadores de las máquinas como motores, cilindros, compresores y los captadores como fotodiodos, finales de carrera.

- Parte de Mando. Suele ser un autómata programable (tecnología programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban relés electromagnéticos, tarjetas electrónicas o módulos lógicos neumáticos (tecnología cableada). En un sistema de fabricación automatizado el autómata programable esta en el centro del sistema. Este debe ser capaz de comunicarse con todos los constituyentes de sistema automatizado.

VENTAJAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales.

Las ventajas principales son las siguientes:

- Rapidez y oportunidad. Puede proporcionar información con mayor rapidez que un manual, porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

- Volumen de producción. Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

- Protección contra errores. Se reduce mucho el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

- Pases automáticos al mayor. Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

- Preparación automática de informes. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

- Impresión automática de documentos. Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nominas, estados de ingresos de los empleados, entre otros.

DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

Los sistemas automatizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

- Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado.

- El costo de mantenimiento es alto y complejo.

- El alto costo en el entrenamiento del personal.

- Los programas deben ser confiables.

- La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

IMPORTANCIA:

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.

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