Soportes Contables

1. ¿Puede explicar el propósito que cumple cada uno de los documentos que se generan como soportes en el proceso contable?

LA FACTURA: documento en el cual se registran las ventas realizadas por una entidad comercial. Es expedido por los responsables del impuesto sobre las ventas.

CHEQUE: Tiene como propósito pagar una determinada suma de dinero.

COMPROBANTE DE EGRESO: soporte de contabilidad que prueba o respalda el pago de una cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo. Tiene como objetivo servir de constancia de los dineros entregados por la empresa.

LETRA DE CAMBIO: es una orden incondicional de pago, tiene como propósito servir de garantía de pago en compras y ventas a crédito.

RECIBO DE CAJA: este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan dineros a la empresa. Tiene como objeto fundamental servir como comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia del pago efectuado por un cliente.

RECIBO DE CONSIGNACION: Es un comprobante que elabora los bancos y suministran a los clientes para que lo diligencien al consignar. El depósito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante cheque. La copia registrada por el Banco, será la única constancia de la consignación realizada. Dicho documento sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

NOTA DEBITO: este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por conceptos adicionales a las ventas.

En el sector bancario representa disminución en los saldos de las cuentas corrientes por el cobro de chequeras, intereses por financiación, comisiones, por sobregiros, el GMF (gravamen a movimientos financieros), etc.

NOTA CREDITO: se diligencia cuando es necesario informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando el cliente hace devoluciones totales o parciales de las mercancías.

En el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes por préstamos concedidos u otros conceptos.

PAGARÉ: Es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.

NOTA DE CONTABILIDAD: es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, depreciación, amortizaciones, ajustes y cierre además de las compras al régimen simplificado.

2. ¿Cuáles son los requisitos legales y características que se deben tener en cuenta en la elaboración de cualquier documento comercial?

R/ Los documentos comerciales deben contener lo siguiente:

Membrete (Razón social o nombre de la empresa que lo emite)

Numeración correlativa

Lugar y fecha de emisión del comprobante

Descripción del contenido del documento (Cantidad, Artículos, Precio, etc.)

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

3. ¿Puede mencionar

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