SOPORTES Y LIBROS CONTABLES

SOPORTES DE CONTABILIDAD.

• Recibos de Caja o Comprobante de Ingreso

• Recibos de consignación Bancaria

• Factura de Venta

• Comprobantes de Egreso (Cheque - Efectivo)

• Letra de Cambio

• Pagare

• Nota Débito

• Nota de Crédito

• Recibo de Caja Menor

• Reembolsos de Caja Menor

• Nota de Contabilidad

• Comprobante de Diario de Contabilidad

1. RECIBO DE CAJA:

El Recibo de Caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. General mente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas de contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA:

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la máquina registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: Uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

3. FACTURA DE VENTA:

Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

♦ Estar denominada expresamente como factura de venta. (pre impreso).

♦ Numeración en orden consecutivo. (pre impreso).

♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (pre impreso).

♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

♦ Fecha de expedición.

♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

♦ Valor total de la operación

♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (pre impreso).

♦ Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura:

son documentos equivalentes a la factura:

♦ Los tiquetes de máquinas registradoras

♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos

♦ Los tiquetes de transporte.

♦ Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago

♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Quienes no están obligados a facturar:

no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

♦ Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen

♦ Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

♦ Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

♦ Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad

♦ Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional

♦ Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad

♦ Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

Factura de venta de Mercancía al contado.

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.

Factura de venta de Mercancía a crédito:

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

4. COMPROBANTES DE EGRESO (CHEQUE - EFECTIVO):

Comprobante de pago o de egreso:

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

5. LETRA DE CAMBIO:

Este

...